Zu den Werkzeugen moderner Personalführung gehört ein regelmäßiges Mitarbeitergespräch. Wenn es professionell geführt wird, profitieren beide Seiten davon, der Arbeitnehmer ebenso wie sein Vorgesetzter und das Unternehmen.
Entsprechend sollten sich sowohl der Vorgesetzte als auch der Arbeitnehmer sorgfältig auf dieses Feedbackgespräch vorbereiten. In ihm können wichtige Probleme gelöst, Verbesserungen angemahnt werden und nicht zuletzt die eigene Karriere befördert werden.
Ein Mitarbeitergespräch sollte regelmäßig geführt werden. Experten empfehlen den Austausch zwischen Vorgesetzten und Mitarbeiter mindestens einmal im Jahr durchzuführen. In der Regel sollte die Initiative vom Vorgesetzten ausgehen. Rührt sich dieser nicht, sollte der Mitarbeiter ein Feedbackgespräch einfordern. Der Termin sollte zwei bis drei Wochen vor dem Gespräch festgelegt werden. So bleibt beiden Beteiligten ausreichend Zeit, sich sorgfältig darauf vorzubereiten.
Als Ort für ein Mitarbeitergespräch sollte ein neutraler Raum gewählt werden. So ist ein Konferenz- oder Besprechungsraum besser als das Chefbüro. Für das Gespräch sollte ausreichend Zeit eingeplant werden. Länger als ein bis zwei Stunden dauernde Gespräche sind allerdings irgendwann nicht mehr besonders zielführend und ineffizient.
Feedbackgespräche sollten Experten zufolge unter vier Augen, das heißt, direkt zwischen dem Vorgesetzten und dem Mitarbeiter durchgeführt werden. Das Mitarbeitergespräch hat einen vertraulichen Charakter. Inhalte daraus sollten nur im beiderseitigen Einvernehmen weitergegeben werden dürfen. Gegebenfalls sollten die Beteiligten bereits am Anfang des Gesprächs festlegen, welche Informationen an welche Dritten Personen weitergegeben werden dürfen und welche nicht. Bei besonderen Konfliktsituationen ist es möglicherweise ratsam, für den Mitarbeiter eine dritte Person zu dem Gespräch hinzuzuziehen. Dieses kann ein Betriebsrats- oder Personalratsmitglied sein. Der jüngsten Rechtsprechung zufolge hat ein Arbeitnehmer keinen Anspruch darauf, einen Rechtsanwalt hinzuziehen.
In einem Mitarbeitergespräch geht es um die gegenseitige Einschätzung der beruflichen Situation und deren Verbesserung. Der Gesprächsansatz sollte daher kooperativ sein. Persönliche Sympathien und Antipathien sollten nicht Basis des Gesprächs sein. Die Gesprächspartner sollten daher ihrem Gegenüber aufmerksam zuhören und auf seine Aussagen eingehen. Die Beteiligten sollten versuchen, die Belange des jeweils anderen aus fachlicher Perspektive zu verstehen und nicht als persönliche Angriffe zu werten.
Wie jedes Gespräch muss sich auch ein Feedbackgespräch entwickeln. Wer sich im Vorfeld einen entsprechenden Fragen- und Antwortenkatalog erarbeitet, kann diesen als Grundgerüst für das Mitarbeitergespräch nutzen. Folgende Punkte können als Beispielfragen genutzt werden und auf mögliche Änderungen und Wünsche abgeklopft werden.
Anhand der oben angesprochenen Punkte können Vorgesetzter und Mitarbeiter Zielvereinbarungen treffen. Hier gilt: Je konkreter die Ziele formuliert werden, desto besser lassen sich der Erfolg oder Misserfolg messen. Es ist sinnvoll, die Zielvereinbarungen schriftlich festzuhalten. So können sie beim nächsten Mitarbeitergespräch konkret angesprochen und beurteilt werden.
In manchen Fällen ist es empfehlenswert, diese auch in kürzeren zeitlichen Abständen als dem alljährlichen Mitarbeitergespräch auf Wiedervorlage zu legen, um Verbesserungen und das Erreichen der vereinbarten Ziele effizienter zu kontrollieren und gegebenenfalls einzufordern.
