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Nebenkosten: Was darf der Vermieter abrechnen und was nicht?

In Deutschland müssen Mieter laut dem bundesweiten Betriebskostenspiegel neben der sogenannten Kaltmiete mit etwa 2,17 Euro pro Quadratmeter für die monatlichen Nebenkosten rechnen. Doch wie lässt sich nachprüfen, ob die Nebenkostenabrechnung korrekt ist oder ob sich dahinter überhöhte oder unberechtigte Forderungen des Vermieters verstecken?

Nebenkostenabrechnung oft fehlerhaft

Deutscher Mieterbund und Mietervereine raten dringend zu einer intensiven Prüfung der Nebenkostenabrechnung. Denn: Eine repräsentative Auswertung ergab, dass 88 Prozent aller Nebenkostenabrechnungen fehlerhaft sind. Die Auswertung ergab weiter, dass Mieter nach genauer Prüfung im Schnitt rund 280 Euro einsparen könnten. Wer genau hinschaut, kann also bares Geld sparen. Wer Fehler formeller oder inhaltlicher Art findet, sollte unbedingt auf die Einhaltung der Formalien und Fristen achten, um seine Forderungen problemlos durchzusetzen.

Achten Sie auf die Einhaltung der Fristen

Rechtsexperten empfehlen, innerhalb von 14 Tagen einen Rechtsbeistand aufzusuchen und gegebenenfalls Klärung oder eine neue Abrechnung beim Vermieter einzufordern. Mieter haben das Recht, Einsicht in die Original-Rechnungsunterlagen zu verlangen. Auch das Kopieren oder Abfotografieren der Rechnungen ist erlaubt. Des Weiteren kann der Mieter eine zweite Person zur Einsicht mitbringen oder einen Dritten in seinem Namen schicken, wie beispielsweise einen Mietrechtsexperten. In der Regel müssen Mieter für die Einsichtnahme im Büro des Vermieters oder der Verwaltung vorstellig werden. Nur wenn dem Mieter der Weg ins Vermieterbüro unzumutbar ist, kann dieser die Zusendung von Fotokopien fordern (der Vermieter kann durchschnittlich 25 Cent pro Kopie berechnen).

Ist Ihr Hausrat ausreichend versichert?

In Ihren vier Wänden stecken viel Arbeit, Mühe und vor allem Geld. Doch was ist, wenn es beispielsweise zu einem Leitungswasserschaden kommt?

Damit Ihnen im Schadensfall keine finanziellen Verluste entstehen, sollten Sie Ihren Hausrat ausreichend absichern. Bei der R+V-Hausratversicherung gilt bei korrekter Angabe der Wohnfläche*:

  • Versicherungsschutz zum Neuwert des Hausrates ohne Begrenzung durch eine Versicherungssumme
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* Die Grundlage zur Wohnflächenberechnung für die Hausratversicherung kann von der hier beschriebenen abweichen und ist in den Versicherungsbedingungen festgelegt.

Mieterverein kann bei Nebenkostenabrechnung helfen

Haben Sie nach der Einsichtnahme und der Prüfung der Belege immer noch Bedenken, sollten Sie sich an Experten wenden, beispielsweise an den örtlichen Mieterverein. Rechtliche Schritte gegen die Abrechnung der Nebenkosten sollten immer erst der letzte Schritt sein. Denn Kosten für Anwalt und ein mögliches Gerichtsverfahren können enorm sein.

Checkliste für die korrekte Nebenkosten­abrechnung

  • Ist der Abrechnungszeitraum von 12 Monaten korrekt angegeben?
  • Stimmt die Auflistung der Gesamtkosten abzüglich geleisteter Vorauszahlungen?
  • Sind die Zählerstände mit den richtigen Start- und Enddaten des Abrechnungszeitraums aufgeführt?
  • Erfolgen eine Erläuterung und eine Berechnung des Verteilerschlüssels?
  • Erschließt sich eine exakte Aufschlüsselung der umlagefähigen Nebenkosten wie Müllabfuhr, Wasser, Heizung (anteilig), Beleuchtung Flur/Hof, Hausmeister, Versicherungen?
  • Ist die Wohnfläche korrekt angegeben? Immer wieder werden Umlagen aufgrund zu hoher Quadratmeterzahlen ermittelt. Messen Sie genau nach. Bei einer Abweichung von mehr als zehn Prozent können Sie eine Neuberechnung fordern.

Achten Sie auf die Formu­lierungen

Werden etwa pauschal „sonstige Kosten“ abgerechnet, können Sie dem widersprechen. Sie haben ein Anrecht darauf zu wissen, welche Kosten sich dahinter verbergen. Denn nur so ist die Nebenkostenabrechnung transparent und nachprüfbar.

Sie müssen nur die Neben- und Betriebskosten zahlen, die im Mietvertrag ausdrücklich vereinbart wurden.

Was zählt nicht zu den Nebenkosten?

Nicht zu den Nebenkosten zählen Verwaltungskosten, beispielsweise Kosten für Hausverwaltung, Bankgebühren, Porto, Zinsen und Telefon. Diese Kosten sind nicht umlagefähig. Auch Reparaturkosten, Instandhaltungskosten oder Rücklagen muss der Mieter nicht zahlen. Wenn der Hausmeister kleinere Reparaturen vornimmt oder Verwaltungsaufgaben übernimmt, müssen diese Kosten laut Deutschem Mieterbund aus der Betriebskostenabrechnung herausgerechnet werden.

Diese Posten haben auf der Nebenkosten­abrechnung nichts zu suchen

Kosten für die Hausverwaltung

Die Kosten für die Hausverwaltung sind – anders als die für den Hausmeister – nicht umlagefähig.

Überzogene Kosten für Reinigung und Gärtnerarbeiten

Wird der Hausmeister schon abgerechnet, darf er nicht doppelt als Gärtner auftauchen. Auch eine Reinigungsfirma, die ohne Notwendigkeit dreimal pro Woche putzt, müssen Sie nicht hinnehmen.

Kosten für Reparaturen oder Ersatzanschaffungen

Manchmal verstecken Vermieter diese Kosten auf der Nebenkostenabrechnung in der Rubrik „Wartungen“, zu erkennen an großen Unterschieden von Jahr zu Jahr. Auch diese Kosten gehören nicht auf die Nebenkostenabrechnung.

Gebühren für Briefverkehr, Telefon oder die Bank

Diese Kosten müssen vom Vermieter übernommen werden und gehören nicht auf die Nebenkostenabrechnung.

Gebühren für ungenutzte Mülltonnen

Stehen Wohnungen leer, müssen diese Tonnen abgemeldet werden. So entfallen die Grundgebühren.

Anschaffungskosten für Rauchmelder trägt der Vermieter

Durch die seit 2017 in den meisten Bundesländern geltende Rauchmelderpflicht müssen Vermieter ihre Mietwohnungen mit den dazugehörigen Geräten bestücken. Die Anschaffungs- und Einbaukosten hat nicht der Mieter, sondern der Vermieter zu tragen. Die Wartungskosten der Geräte kann der Vermieter jedoch – falls im Mietvertrag ausdrücklich vereinbart – im Rahmen der Betriebskosten in der jährlichen Nebenkostenabrechnung umlegen. Eine Vermischung von Anschaffungs- und Wartungskosten ist unzulässig.

Umlageschlüssel überprüfen

Der Umlageschlüssel, auch Verteilerschlüssel genannt, orientiert sich üblicherweise an der Wohnfläche oder der Anzahl der im Haus lebenden Personen. Mieter sollten darauf achten, dass dieser Schlüssel mit den Vereinbarungen im Mietvertrag übereinstimmt und dass er geltendem Recht entspricht. Beispielsweise muss der Vermieter auch nicht vermietete Wohnungen im selben Objekt in die Kostenumlage mit einbeziehen. Die Betriebskosten für diese Wohnungen trägt der Vermieter.

Die Nebenkosten dürfen somit nicht nur auf die vermietete Wohnfläche verteilt werden, sondern müssen sich auf die gesamte Wohnfläche beziehen.

Des Weiteren ist der Vermieter nicht berechtigt, Heizkosten oder sonstige Nebenkosten für leerstehende Wohnungen auf die Mieter umzulegen. Der Vermieter hat die anteiligen Grundkosten und die Verbrauchskosten für diese Wohnungen selbst zu tragen.

Nach einem Jahr muss Nebenkostenabrechnung vorliegen

Exakt, transparent und formal bestimmten Regeln folgend mussten Abrechnungen von Nebenkosten schon immer sein. Der Gesetzgeber hat den Vermietern dabei im Vergleich zu der früheren Regelung relativ enge Fristen gesetzt. Ziel der Gesetzesreform war es im Jahr 2001, die Nebenkosten für den Vermieter überschaubar zu halten. Spätestens ein Jahr nach Ende des Abrechnungszeitraums muss der Vermieter die Nebenkosten-Abrechnung vorlegen, ansonsten verliert er Ansprüche auf eventuelle Nachzahlungen.

Ausnahme: Der Vermieter hat die verspätete Abrechnung der Nebenkosten nicht selbst verschuldet. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn der Mieter unbekannt verzogen ist, oder aber das Versäumnis liegt beim Strom- oder Wasserversorger.

Tipp: Wenn Sie Schwierigkeiten haben, das Geld für die Nachzahlung der Nebenkosten auf einen Schlag aufzubringen, bitten Sie Ihren Vermieter darum, die Summe in Raten zahlen zu dürfen.

Autor/in

K. Waldheim

Okt. 2017

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