Um eine geordnete Buchhaltung kommt heutzutage kein noch so kleiner Betrieb mehr herum. Doch wo früher der Unternehmer noch bis spät in die Nacht oder am Wochenende Belege kontierte, hilft heute spezielle Software und freie Buchhalter bieten ebenfalls sinnvolle Alternativen.

Eine professionelle Buchhaltung gehört für jede Firma zum absoluten Pflichtprogramm. Werden die Bücher sorgfältig gepflegt, behält man immer einen klaren Überblick über den Finanzhaushalt des Betriebes. Für viele kleinere Unternehmen ist es meist sinnvoll, die Buchhaltung extern erledigen zu lassen. Im eigenen Betrieb fehlen oft Zeit und Fachwissen. In großen Unternehmen gibt es meist eine ganze Buchhaltungsabteilung. Doch auch dort kann man noch Geld sparen.

In der Buchhaltung wird zwischen Finanzbuchhaltung und Lohnbuchhaltung unterschieden. Die Bilanzbuchhaltung bucht Vorgänge, die zur Bilanzierung und Gewinn- und Verlustrechnung notwendig sind. Dies sind alle unternehmensbezogenen Vorgänge, die sich in Zahlenwerten ausdrücken lassen, also alle Aufwendungen und Erträge. So kann dann eine Gewinn- und Verlustrechnung der Firma aufgestellt und internen oder externen Stellen, wie etwa der Steuerbehörde oder Aktionären, nachgewiesen werden.

Die Lohnbuchhaltung beschäftigt sich mit den Lohn- und Gehaltsabrechnungen eines Unternehmens. Auch die regelmäßige Pflege von Personaldaten, die Erfüllung gesetzlich vorgeschriebener Meldeerfordernisse, wie etwa Krankenkassen-Beitragsnachweise, sowie die Erstellung von Buchungsbelegen fallen in den Bereich der Lohnbuchhaltung.

Ohne eine professionelle Buchhaltungs-Software werden heutzutage kaum noch Vorgänge verbucht. Selbst sehr kleine Betriebe verschwenden ohne eine entsprechende Software wertvolle Zeit. Es gibt verschiedene Software-Anbieter auf dem Markt, die sich mit dem Thema Buchhaltung beschäftigen. "80.000 Buchhalter in unserer Genossenschaft vertrauen auf Datev, das ist ein absolut anerkanntes Programm", sagt die selbstständige Steuerberaterin Brigitte Märtens. "Arbeitet der Kunde mit diesem Programm, erleichtert das oft die Steuererklärung", erklärt sie. Die Daten seien mit denen in den Steuerbüros kompatibel. Bei Datev wird über monatliche oder jährliche Überlassungsgebühren abgerechnet. Für rund 200 Euro jährlich kann der Kunde seine Buchhaltung über Datev machen. Ein anderer großer Anbieter auf dem Markt ist Lexware. Für diese Software muss der Kunde einen einmaligen Preis von rund 160 Euro für die aktuelle Version bezahlen. "Gute Software ist das A und O", weiß auch Daniela Zeller vom Bundesverband selbstständiger Buchhalter und Bilanzbuchhalter e.V. (B.B.H.) und empfiehlt die Nutzung derselben. Man könne bei vielen Anbietern auch kostenlose Testversionen über einen bestimmten Zeitraum anfordern, sagt Zeller. Wichtig sei die absolute Kostentransparenz. "Oft verbergen sich hinter Updates und teuren Service-Hotlines weitere Kosten", sagt Zeller.

Eine gute Software ersetzt jedoch nicht den Buchhalter. Die Expertin weiß, dass auch die Buchhaltungssoftware einen fundierten Stamm an Vorwissen erfordert. Absolute Laien könnten auch mit dem besten Programm nicht ordentlich Buch führen und somit auch kein Geld einsparen. Im Gegenteil: Geht das Unternehmen von einer Kostenersparnis durch die interne Buchhaltung aus, sorgt eine fehlerhafte Buchhaltung bei der Steuererklärung für mehr Zeitaufwand beim Steuerberater und dadurch für mehr Kosten für das Unternehmen. Märtens rät speziell kleinen Firmen auch bei Anwendung professioneller Software den Gang zum Fachmann. "Will man die Buchhaltung intern behalten, obwohl man keinen ausgebildeten Buchhalter beschäftigt, sollte man sich zumindest von einem Steuerberater oder Buchhalter beraten lassen."

Für viele Unternehmen stellt sich die Frage, ob die Buchhaltung besser intern oder extern geregelt werde sollte. Besonders für kleine Unternehmen bietet es sich an, auf einen externen Dienstleister zurückgreifen. Eine günstige Buchhaltung für einen Kleinbetrieb gibt es schon für rund 80 Euro im Monat. Wer seine Belege nicht außer Haus geben will, kann externe Dienstleister auch im eigenen Büro buchen lassen. Das hat einen Vorteil: Aufkommende Fragen können stets gleich beantwortet werden und der Unternehmer kann seine Kapazitäten sinnvoller für seinen Betrieb einsetzen. Will eine Firma die Buchhaltung unbedingt intern abwickeln, sollte auf jeden Fall ein ausgebildeter Buchhalter damit beauftragt werden. "Vorerfahrung in dem Beruf ist sehr wichtig, da es oft Gesetzesänderungen gibt, und der Buchhalter sich auf dem Laufenden halten muss", sagt Daniela Zeller. Die Expertin des Bundesverbandes ist der Ansicht, lediglich sehr kleine Betriebe mit etwa fünf Mitarbeitern könnten die Buchhaltung einen nicht ausgebildeten Mitarbeiter machen lassen. "Jeder der am Ende des Jahres bilanzieren muss, sollte sich professionelle Hilfe suchen", rät auch Steuerberaterin Märtens.

Wer sich gerade sein eigenes Unternehmen aufbaut, sollte die Buchhaltung am besten außer Haus regeln lassen. Zumindest die ersten eineinhalb Jahre nach der Gründung sollte ein externer Dienstleister mit der Buchhaltung beauftragt werden, empfiehlt die Hamburger Existenzgründungsinitiative (H.E.I.). In dieser Phase sei der Unternehmer zu viel mit Kundenakquise und dem Aufbau seines Geschäfts beschäftigt. Wer es sich jedoch später leisten könne, die Buchhaltung später wieder zurück ins eigene Haus zu holen, habe den Vorteil, stets alle Belege im Überblick zu behalten und so schnell auf alles zugreifen zu können.

"Die Lohnbuchhaltung sollte wegen der sich häufig ändernden Gesetze immer extern gemacht werden, wenn ein kleines Unternehmen dafür keinen Spezialisten hat", rät Thomas Hoppmann von der Hamburger Kanzlei Thielsen, Reiter, Bastein, Hoppmann. Pro Mitarbeiter würden für die Lohnbuchhaltung pro Monat 15 Euro fällig. Da lohne es sich lediglich bei ganz großen Unternehmen, jemanden nur dafür einzustellen.

Egal, ob intern oder extern verbucht wird, eine gewisse Vorbereitung erleichtert das Buchen. Die Belege einfach nur in einer Schuhschachtel zu sammeln und sie einmal im Quartal beim Steuerberater abgeben, "diese Zeiten sind vorbei", erklärt ein Hamburger Wirtschaftsprüfer. Er empfiehlt, die Quittungen nach Datum sortiert aufzukleben und sauber in einem Ordner abzulegen. Dann könne auch zügiger verbucht werden. Wer Dienstwagen nutzt, kann die Zuordnung von Belegen mit einem kleinen Vermerk der Autonummer beschleunigen. Und wenn aus dem Text auf einer Quittung nicht sofort hervorgeht, für was genau sie ausgestellt wurde, hilft auch hier eine kurze Notiz.

Eva Blumenfeld, Juli 2009