Wissenswertes für Lieferanten/Dienstleister

Sie wollen Lieferant/Dienstleister der R+V werden? Oder Sie sind bereits Lieferant/Dienstleister und möchten an unserem elektronischen Rechnungsversand teilnehmen? Hier finden Sie alle wichtigen Infos.

Lieferant / Dienstleister werden

Um sich als neuer Lieferant/Dienstleister bei uns zu qualifizieren, akzeptieren Sie unsere Vertragsbedingungen. Welche Vertragsdokumente für Sie relevant sind, erfahren Sie im konkreten Vergabeprozess.

Wenn Sie sich für uns als Lieferant/Dienstleister entscheiden, müssen Sie sich auf unserer Nachhaltigkeitsplattform der „Integrity Next GmbH“ registrieren:

Nachhaltigkeitsplattform der „Integrity Next GmbH“

Dort füllen Sie dann bitte den Nachhaltigkeitsfragebogen vollständig aus.

Über einige Vertragsdokumente können Sie sich unter dem Reiter „Einkaufs- und Vertragsbedingungen“ informieren.

Als Anbieter gewährleisten Sie die Richtigkeit der von Ihnen vollständig erfassten Daten. Diese Daten können vom R+V-Konzerneinkauf für den Einkaufsprozess und weitere Entscheidungsprozesse genutzt, verwendet und bewertet werden.

Sofern ein konkreter Bedarf unsererseits vorliegt, der zu Ihrem Produkt- und Leistungsportfolio passt, werden wir uns mit Ihnen in Verbindung setzen.

Wir freuen uns, wenn Sie bei einer Zusammenarbeit Ihre Rechnungen elektronisch an die Unternehmen der R+V Versicherungsgruppe versenden. Elektronische Rechnungen können wir annehmen, wenn diese über den von R+V hierfür beauftragten Dienstleister, die Firma „Basware GmbH“, eingehen.

Um Ihre Rechnungen an die Unternehmen der R+V Versicherungsgruppe elektronisch über unseren Dienstleister Basware zu senden, gehen Sie bitte wie folgt vor.

Rechnungsversender von bis zu 150 Rechnungen p.a.

Sie können die mit Ihrem Fakturasystem erzeugten PDF Rechnungen als Anhang zu einer E-Mail versenden. Registrieren Sie sich dazu bitte vorab bei Basware – hier finden Sie auch alle weiteren Details zum Verfahren:

Mit Mailadresse bei Basware registrieren

Neben der Einhaltung der Anforderungen nach UStG ist es unter anderem erforderlich, dass Sie bei elektronischen Rechnungen die USt-ID der beauftragenden R+V-Gesellschaft angeben:

Gesellschaften der R+V Versicherungsgruppe mit Rechnungsempfang über die Basware GmbH (Stand: 04/2020)

Außerdem müssen Sie unverändert Bestellnummer und Positionsangaben (falls vorhanden) auf der Rechnung angeben. Das Verfahren ist für Sie kostenfrei. Nach der Registrierung können Sie Ihre Rechnungen sofort produktiv an die folgende E-Mail-Adresse senden:

ruv@email.basware.com

Rechnungsversender von mehr als 150 Rechnungen p.a.

Sofern Sie mehr als 150 Rechnungen p.a. an die R+V senden, ist es für eine effiziente Rechnungsabwicklung und somit schnellen Bezahlung Ihrer Rechnungen sinnvoll, Rechnungsdaten auszutauschen. Hierzu ist die Einrichtung einer entsprechenden Schnittstelle zu Basware erforderlich. Der Aufbau der Schnittstelle sowie die laufende Rechnungsverarbeitung sind hierbei kostenpflichtig. Im Gegenzug sparen Sie Porto und Papier für den bisherigen Rechnungsversand. Wenden Sie sich bitte daher zunächst mit dem Betreff „Interesse am elektronischen Rechnungsverfahren, mehr als 150 Rechnungen“ per E-Mail an:

G_Finanzbuchhaltung@ruv.de

Nennen Sie uns hier Ihre Kontaktdaten sowie die voraussichtliche Rechnungsmenge. Wir setzen uns dann zur Klärung der weiteren Vorgehensweise mit Ihnen in Verbindung.

Ihr Plus an Service