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Zeitmanagement: Tipps für effektives Arbeiten

Führungskräfte müssen viele Aufgaben und Themen gleichzeitig im Blick behalten und bewältigen. Sie hetzen von Meeting zu Meeting und nicht selten bleiben wichtige Aufgaben am Ende des Tages unerledigt liegen. Hier kann ein systematisches Zeitmanagement Abhilfe schaffen. Wir zeigen, wie Sie effektiver arbeiten und so wertvolle Freiräume für sich schaffen können.

Effektiver arbeiten dank guter Planung

„Vor lauter Terminen komme ich gar nicht mehr zu meiner eigentlichen Arbeit.“ Wer kennt diesen Satz nicht? Wer heute im Arbeitsalltag bestehen möchte, muss seine Zeit gut planen. Das aktive Zeitmanagement schärft den Blick auf das Wesentliche und hilft, unnötigen Ballast abzuwerfen. Dadurch lässt sich deutlich mehr freie Zeit gewinnen.

Ein effektives Zeitmanagement schafft nicht nur wohltuend weiße Flecken im Terminkalender, sondern auch Platz für neue Aufgaben und Freiraum für andere Dinge. Dazu kommt ein weiterer, nicht zu unterschätzender Effekt: Die Ergebnisse der Tätigkeit werden dauerhaft besser. Verschiedene Studien zu diesem Thema kommen zu dem Ergebnis, dass schon fünf bis 15 Minuten Planungszeit täglich ausreichen, um die Arbeitsergebnisse nachhaltig zu verbessern.

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Genauso wichtig wie eine To-Do-Liste ist eine Not-To-Do-Liste.

Zeitmanagement: Beobachten Sie sich selbst

Beobachten Sie zunächst Ihre Zeitaufwände bei der Arbeit und analysieren Sie diese mithilfe eines Zeitprotokolls. Schreiben Sie mindestens eine Woche lang genau auf, welche Aufgaben Sie wann erledigen und wie viel Zeit Sie dafür jeweils benötigen.

Anschließend entscheiden Sie, wo Sie viel Zeit investieren möchten und an welchen Stellen es angebracht wäre, etwas zu verändern. Für ein geeignetes Zeitmanagement sollten Sie sich immer klar machen, welche Tätigkeiten wichtig sind und welche nicht.

Prioritäten setzen hilft beim Zeitmanagement

Manche Tätigkeiten sind gesetzt, manche können Sie individuell als wichtig oder weniger wichtig klassifizieren. Bei der Klassifizierung hilft ein System, mit dem Sie jeder Tätigkeit etwa durch Zahlen oder Buchstaben eine Priorität zuweisen:

  • Priorität 1: Tätigkeiten, die besonders zeitkritisch sind oder schwerwiegende Folgen (gute oder schlechte) nach sich ziehen. Beispiel: Fertigen von terminierten Angeboten, Qualitätsmanagement.
  • Priorität 2: Wichtige und folgenreiche Tätigkeiten, die nicht in einem allzu engen Zeitfenster erledigt werden müssen. Beispiel: Vorbereitung der Marketingmaßnahmen eines neuen Produkts.
  • Priorität 3: Tägliche Verrichtungen, die zwar schnell und gründlich erledigt werden müssen, aber nicht von langfristiger Tragweite sind. Beispiel: Vorbereitung eines Meetings.
  • Priorität 4: Tätigkeiten, die Sie nicht zwangsläufig selbst erbringen müssen. Beispiel: Bestellen von Büromaterial. Hier können Sie an Dritte delegieren und dadurch Zeit einsparen.

Den Zeitbedarf planen

Nachdem Sie Ihre Aufgaben priorisiert haben, planen Sie den Zeitbedarf dafür. Wenn es keine Erfahrungswerte gibt, dann greifen Sie auf Schätzungen zurück. Diese sollten eher großzügiger als zu knapp bemessen ausfallen. Im Laufe der Zeit werden Sie die benötigten Zeiten immer genauer erfassen.

Um sich nicht selbst zu betrügen, sollten Sie die Planung des Tagesablaufs unbedingt schriftlich festhalten. Gerade im beruflichen Alltag ist zu empfehlen, die anstehenden Aufgaben mit dem gewünschten Ergebnis zu bezeichnen: Statt „Vertragsentwurf XY machen“ lieber „Vertragsentwurf XY fertigstellen“. Halten Sie auch die benötigten Arbeitsmittel in der Planung fest (zum Beispiel Telefonnummern, erforderliche Unterlagen).

Justieren Sie nach

Überprüfen Sie Ihre Zeitplanung regelmäßig daraufhin, ob sie funktioniert hat oder für die Zukunft angepasst werden muss. Auch die Klassifizierung der Prioritäten kann sich im Alltag verschieben. Weil Termine oder Aufgaben oft verschoben werden müssen, empfiehlt es sich, am Ende eines jeden Arbeitstags den Plan für den nächsten Tag zu aktualisieren.

Hilfreich beim Zeitmanagement: das Pareto-Prinzip

Bei der Einschätzung der Prioritäten kann das Pareto-Prinzip, auch Pareto-Effekt oder 80-zu-20-Regel genannt, helfen. Das Prinzip geht zurück auf Vilfredo Pareteo (1848-1923), einen italienischen Ökonomen und Soziologen.

Das Pareto-Prinzip besagt, dass 80 Prozent der Ergebnisse mit 20 Prozent des Gesamtaufwandes erreicht werden. Die verbleibenden 20 Prozent der Ergebnisse benötigen mit 80 Prozent die meiste Arbeit.

Beispiele für das Pareto-Prinzip

  • Beispiel Umsatz: Die meisten Unternehmen erzielen 80 Prozent ihres Umsatzes mit nur 20 Prozent ihrer Produkte.
  • Beispiel Besprechungen: Bei Besprechungen kommen oft 80 Prozent der Beschlüsse in nur 20 Prozent der Zeit zustande.
  • Beispiel Internet: 80 Prozent des Online-Verkehrs finden auf 20 Prozent der Webseiten statt.
  • Beispiel Besitzverteilung: In vielen Ländern besitzen 20 Prozent der Bevölkerung rund 80 Prozent des Vermögens.
  • Beispiel Zeitmanagement: Mit 20 Prozent der eingesetzten Zeit lassen sich 80 Prozent der Aufgaben erledigen.

Diese Liste lässt sich noch lange fortsetzen. Für unser Thema relevant ist vor allem das letzte Beispiel, das heutzutage eine wesentliche Grundlage für modernes Zeitmanagement bildet.

Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche

Wer effektiv arbeiten will, muss sich auf die Aufgaben konzentrieren, die die größten Erfolge bringen, und sich nicht in Kleinigkeiten verwickeln lassen, die kaum Erfolgsaussichten haben:

  • Erledigen Sie heute, was dringend und wichtig ist.
  • Erledigen Sie möglichst schnell, was wichtig, aber nicht dringend ist.
  • Verschieben Sie, was zwar den Anschein hat, dringend zu sein, aber nicht wichtig ist. Im Idealfall können Sie diese Aufgaben delegieren oder auch ablehnen.

Wenn Sie diese Regeln beherzigen, gewinnen Sie mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im Leben.

So halten Sie Ihre Mitarbeiter fit

Ein gutes Zeitmanagement trägt wesentlich zum Wohlbefinden Ihrer Mitarbeiter bei. Zusätzlich können Sie mit einem betrieblichen Gesundheitsmanagement die körperliche und geistige Fitness Ihrer Mitarbeiter fördern und die Arbeitsplatzergonomie in Ihrem Unternehmen verbessern. Mehr dazu im Ratgeberartikel

Mitarbeiter fit halten mit betrieblichem Gesundheits­management

Auch durch das Zusatzangebot einer betrieblichen Krankenversicherung können Sie punkten. Als freiwilliges Angebot des Arbeitgebers an seine Mitarbeiter ergänzt sie die gesetzliche Krankenversicherung um weitere Leistungen, wie zum Beispiel Ernährungsberatungen und Zuschüsse für homöopathische Behandlungen.

Als erfahrener Firmenversicherer beraten wir Sie gerne und finden mit Ihnen gemeinsam maßgeschneiderte Lösungen für Ihre Mitarbeiter. Wir freuen uns auf ein persönliches Gespräch.

Ansprechpartner finden

„Nein“ sagen, wenn möglich, „Ja“ sagen, wenn nötig.

Effektiver arbeiten, indem Sie öfter mal „Nein“ sagen

„Nein“ ist das zeitsparendste Wort, das es gibt. Wenn jemand etwas von Ihnen möchte, das Sie im Moment blockiert, sagen Sie „Nein“.

Ist die Sache wichtig, vereinbaren Sie einen Termin. Sagen Sie aber möglichst so „Nein“, dass Sie niemanden damit verletzen. Oft hilft es, Interesse zu zeigen, aber zugleich zu signalisieren, dass die jetzige Aufgabenstellung Ihnen gerade keine andere Wahl lässt.

Delegieren: Die Kunst, andere einzubinden

  • Herrscht in Ihrem Unternehmen eine Kultur des Vertrauens? Dann können Sie mit dem Delegieren von Aufgaben Vertrauen weitergeben und so die Motivation Ihrer Mitarbeiter fördern. Bewerten und loben Sie die erbrachte Leistung.
  • Wenn Sie bislang zu wenig delegiert haben, weil Ihnen die Arbeit Spaß macht, sollten Sie sich künftig auf die wirklichen Spaßthemen konzentrieren. Einige Rosinen sollten Ihnen reichen, die anderen geben Sie weiter. Die Weitergabe von Vertrauen bedeutet keinen Autoritätsverlust.
  • Lassen Sie Ihren Mitarbeitern Freiraum, um eigene Lösungswege zu finden. Wenn Sie einen Lösungsweg vorschlagen, muss das nicht unbedingt der Beste sein. Sie müssen aber das erwartete Arbeitsergebnis klar definieren und den Mitarbeitern so viele Informationen wie möglich geben. Kalkulieren Sie eine bestimmte Fehlerquote ein – nobody is perfect (auch Sie nicht).
  • Geben Sie Ihren Mitarbeitern genügend Training und Feedback.

Machen Sie den Versicherungs-Check für Ihr Unternehmen

Als Unternehmer müssen Sie viele Themen rund um die Absicherung und Vorsorge im Blick behalten. Die R+V Versicherung unterstützt Sie dabei in allen für Sie relevanten Handlungsfeldern. Unsere Ansprechpartner überprüfen gerne mit Ihnen gemeinsam Ihren privaten und betrieblichen Versicherungsschutz.

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Autor/in

K. Waldheim

Okt. 2018

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