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Mitarbeiter-Austritt: Das Arbeitszeugnis formulieren

Die Rechtslage ist eindeutig: Beim Mitarbeiter-Austritt hat der Arbeitnehmer Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. Nicht immer eine einfache Aufgabe für Arbeitgeber, denn das Zeugnis soll nicht nur wahrheitsgemäß, sondern auch wohlwollend ausfallen. An konkreten Beispielen zeigen wir, welche Formulierungen erlaubt sind und welche nicht.

Mitarbeiter haben Anspruch auf ein qualifiziertes Arbeitszeugnis.

Einfaches und qualifiziertes Arbeitszeugnis beim Mitarbeiter-Austritt

Jedem ausscheidenden Mitarbeiter steht ein schriftliches Arbeitszeugnis zu. Das gilt unabhängig davon, ob ihm gekündigt wurde oder ob er das Unternehmen aus freien Stücken verlässt. Das Arbeitszeugnis gibt es in zwei verschiedenen Formen:

  • Das einfache Zeugnis enthält die persönlichen Daten des Arbeitnehmers sowie eine Beschreibung von Art und Dauer des Beschäftigungsverhältnisses. Dazu gehören detaillierte Angaben zu Funktion, Aufgaben und Entwicklung des Arbeitnehmers im Unternehmen.
  • Das qualifizierte Zeugnis enthält zusätzlich Aussagen zur Leistung und Führung des Mitarbeiters. Das Unternehmen muss die Arbeitsleistung, das Engagement und das Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Kunden bewerten.

Wenn der Mitarbeiter es wünscht, muss der Arbeitgeber beim Mitarbeiter-Austritt ein qualifiziertes Arbeitszeugnis ausstellen. Das ist fast immer der Fall. Der Arbeitgeber sollte deshalb von vornherein ein qualifiziertes Arbeitszeugnis vorbereiten.

Arbeitszeugnis: Welche Fristen gelten nach dem Mitarbeiter-Austritt?

Der Mitarbeiter muss sein Zeugnis beim Arbeitgeber anfordern. Wenn Arbeits- oder Tarifvertrag keine Ausschlussfristen enthalten, kann der ehemalige Mitarbeiter noch innerhalb von sechs Monaten bis zu drei Jahren ein qualifiziertes Arbeitszeugnis einfordern. Die Arbeitsgerichte urteilen hier nicht einheitlich, sondern bewerten den jeweiligen Einzelfall.

Am besten kommt der Arbeitgeber frühzeitig wegen des Zeugnisses auf den Mitarbeiter zu. Dann kommt es gar nicht erst zum Konflikt.

Die Form einhalten

Das Arbeitszeugnis ist eine Urkunde. Es muss deshalb sauber und ordentlich gestaltet sein, darf nicht geknickt werden und keine Streichungen aufweisen und – abgesehen von der Unterschrift – keine handschriftlichen Zusätze enthalten. Für das Zeugnis zum Mitarbeiter-Austritt muss der Arbeitgeber sein übliches Geschäftspapier verwenden.

Aufbau des Arbeitszeugnisses

Folgende Gliederung hat sich beim Arbeitszeugnis beim Mitarbeiter-Austritt bewährt:

  • Überschrift: „Zeugnis“, „Arbeitszeugnis“ oder „Zwischenzeugnis“. Bei speziellen Arbeitsverhältnissen sollte der entsprechende Zusatz vorangestellt werden, also zum Beispiel „Ausbildungszeugnis“ oder „Praktikantenzeugnis“.
  • Einleitung: Name, Geburtsdatum, Beschäftigungszeitraum und Position des Mitarbeiters.
  • Beschreibung des Unternehmens: Kurze Beschreibung von Branche, Geschäftsfeldern, Produkten und der Stellung auf dem Markt.
  • Aufgaben- und Verantwortungsbereich: Beschreibung aller Tätigkeiten, Kompetenzen und besonderen Projekte des Mitarbeiters.
  • Leistungsbeurteilung: Motivation, Fähigkeiten, Arbeitsweise, Arbeitserfolg; bei Mitarbeitern mit Personalverantwortung auch die Führungsqualitäten.
  • Sozialverhalten: Beurteilung des Verhaltens gegenüber Vorgesetzten und Kollegen sowie gegenüber Kunden, Geschäftspartnern und Lieferanten.
  • Schlussformulierung: Grund für die Trennung, Dankesformel, Bedauern über den Austritt und Wünsche für die Zukunft.
  • Ort, Datum, Unterschrift: Als Ausstellungsdatum üblich ist der letzte Tag des Beschäftigungsverhältnisses.

Inhalt: Nichts als die Wahrheit

Beim Mitarbeiter-Austritt ist ein wahrheitsgemäßes und wohlwollendes Arbeitszeugnis zu erstellen. Wahrheitsgemäß heißt: Das Zeugnis darf nur Fakten enthalten und keine Vermutungen oder persönlich gefärbten Interpretationen.

Wohlwollend bedeutet, dass das Zeugnis die weitere berufliche Entwicklung des Mitarbeiters nicht erschweren soll. Das darf aber nicht so weit gehen, dass das Zeugnis dem Mitarbeiter Fähigkeiten zuschreibt, die er gar nicht hat. Ein solches Gefälligkeitszeugnis kann dazu führen, dass der ausstellende Arbeitgeber gegenüber künftigen Arbeitgebern schadenersatzpflichtig wird. Das kann etwa der Fall sein, wenn das Arbeitszeugnis das Gesamtbild eines zuverlässigen Mitarbeiters vermittelt und eine Unterschlagung verschweigt und der Mitarbeiter im neuen Unternehmen erneut straffällig wird.

Nachtreten gilt nicht

Was der Arbeitgeber an seinem Mitarbeiter zuvor nicht bemängelt hat, darf er auch im Arbeitszeugnis nicht negativ erwähnen. Einmalige Auseinandersetzungen haben dort ebenfalls nichts zu suchen.

Zeugnissprache: Der entschlüsselte Code

Um Konflikte beim Mitarbeiter-Austritt zu vermeiden, hat sich eine eigene Zeugnissprache entwickelt. Mit diesem Code im Arbeitszeugnis verständigen Personaler sich untereinander und verstecken negative Bewertungen hinter scheinbar wohlklingenden Formulierungen.

Dabei haben sich Standardformulierungen etabliert, die sich in deutsche Schulnoten von 1 bis 5 übersetzen lassen:

  • sehr gut: „stets zu unserer vollsten Zufriedenheit“
  • gut: „zu unserer vollsten Zufriedenheit“ oder „stets zu unserer vollen Zufriedenheit“
  • befriedigend: „zu unserer vollen Zufriedenheit“
  • ausreichend: „zu unserer Zufriedenheit“
  • mangelhaft: „war bemüht, zu unserer Zufriedenheit“ oder „insgesamt zu unserer Zufriedenheit“

Formulierungen wie „geselliger Mitarbeiter“ und „einfühlsamer Kollege“ haben es ebenfalls in sich. Denn diese meinen nichts anderes, als dass es sich um einen trinkfreudigen Mitarbeiter handelt oder um einen Mitarbeiter, der dazu neigt, Kolleginnen oder Kollegen zu belästigen. Sehr gutes soziales Verhalten wird dagegen als „stets vorbildlich“ bezeichnet.

Reihenfolge im Arbeitszeugnis

Auch die übliche Reihenfolge bei einer Formulierung hat ihre Bedeutung. In der Beschreibung „das Verhalten gegenüber Mitarbeitern, Vorgesetzten und Kunden stets einwandfrei“ steht der Vorgesetzte nicht an erster Stelle. Das deutet auf Probleme im Verhältnis zum Vorgesetzten hin. Das gilt auch, wenn Vorgesetzter, Mitarbeiter oder Kunden in der Aufzählung fehlen.

Einwände des Mitarbeiters

Wenn der Arbeitnehmer berechtigte Einwände hat, kann er eine Korrektur seines Zeugnisses verlangen. Der Arbeitgeber ist aber nicht verpflichtet, Formulierungswünsche zu übernehmen oder Mitarbeiter besser zu beurteilen, als sie wirklich waren. Wenn keine Einigung über den Inhalt des Arbeitszeugnisses möglich ist, muss letztlich das Arbeitsgericht über den Fall entscheiden.

Den Mitarbeiter das Zeugnis selbst schreiben lassen?

Viele Chefs lassen das Arbeitszeugnis vom ausscheidenden Mitarbeiter selbst schreiben. Das kann sinnvoll sein, um Unstimmigkeiten zu vermeiden. Es darf aber nicht zu einem Gefälligkeitszeugnis führen. Empfehlenswerter ist, sich vom Mitarbeiter eine Aufstellung über seine wichtigsten Aufgaben, Projekte und Arbeitsergebnisse geben zu lassen. Die Führungskraft sollte diese dann im Zeugnis ausformulieren und bewerten.

Abschlussformel: Mehr als Etikette

Die Abschlussformel ist mehr als eine Frage der Etikette. Sie stellt eine zusammenfassende Beurteilung und einen Ausblick für den künftigen Arbeitgeber dar. Die Formel sollte folgende Punkte enthalten:

  • Grund für die Trennung: Die Formulierung „verlässt das Unternehmen auf eigenen Wunsch“ deutet auf eine Kündigung durch den Arbeitnehmer hin, die Formulierung „im gegenseiteigen Einverständnis“ auf eine Kündigung durch den Arbeitgeber.
  • Bedauern über die Trennung und Dank für die Zusammenarbeit: Eine besonders positive Bewertung wäre zum Beispiel „Wir danken ihr für die ausgezeichneten Leistungen und jederzeit sehr gute Zusammenarbeit.“
  • Gute Wünsche für die Zukunft: Üblich ist etwa die Formulierung „Für ihre weitere berufliche und private Zukunft wünschen wir Frau Esser alles Gute und weiterhin viel Erfolg.“ Damit empfiehlt der Vorgesetzte seine ausscheidende Mitarbeiterin mit gutem Gewissen dem neuen Arbeitgeber.

Häufig verpasste Chance beim Mitarbeiter-Austritt: das Gespräch

Wenn Mitarbeiter die Firma aus eigenem Antrieb verlassen, lässt sich in einem Austrittsgespräch oft etwas über mögliche Schwachstellen und Missstände im Unternehmen erfahren. Voraussetzung ist, dass solche Gespräche systematisch vorbereitet und ausgewertet werden. Außerdem sollte das Gespräch in einer offenen und ehrlichen Atmosphäre stattfinden. Der ausscheidende Mitarbeiter darf nicht das Gefühl haben, dass er sich für seine Kündigung rechtfertigen soll. Und der Vorgesetzte oder Personalverantwortliche darf sich nicht dazu verleiten lassen, kritische Anmerkungen des Mitarbeiters widerlegen zu wollen.

Ein guter Zeitpunkt für ein Austrittsgespräch ist, wenn das Arbeitszeugnis bereits mit dem Mitarbeiter abgestimmt ist. Dann kann der Arbeitnehmer davon ausgehen, wirklich offen reden zu können. Der Arbeitgeber kann dann wichtige Erkenntnisse daraus gewinnen, um die Mitarbeiterbindung im Unternehmen zu verbessern.

Mehr zum Arbeitszeugnis: Formulierungen, Muster und Quiz

  • Das Portal karrierebibel enthält ausführliche Vorschläge zur Formulierung eines Arbeitszeugnisses.
  • Das Staufenbiel Institut bietet auf seinen Webseiten ein kommentiertes Arbeitszeugnis-Muster inklusive Downloadmöglichkeit als Word-Dokument oder PDF.
  • Ebenfalls auf staufenbiel.de gibt es ein Online-Quiz zur Zeugnissprache.

Autor/in

K. Waldheim

Mär. 2017

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