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Neue Mitarbeiter einstellen: So klappt es mit der Personalsuche

Das Geschäft läuft, die Nachfrage ist gut und es sollen neue Geschäftsfelder erschlossen werden. Für jedes Unternehmen kommt irgendwann der Zeitpunkt, zu dem es neue Mitarbeiter einstellen muss. Wir sagen Ihnen, was Sie bei der Personalsuche beachten müssen, und geben praktische Tipps für das Vorstellungsgespräch.

Die Personalsuche strukturieren

Die Suche nach Mitarbeitern ist eine schwierige und oft zeitraubende Aufgabe – gerade für kleine Betriebe, die keine eigene Personalabteilung haben. Das Erstaunliche dabei: Investitionen und Kredite werden genau kalkuliert, doch bei der Einstellung neuer Mitarbeiter regiert oft das Bauchgefühl.

Die richtigen Mitarbeiter einstellen – das ist ist entscheidend für ein funktionierendes Team und den Unternehmenserfolg. Bei der Personalsuche steht deshalb ein konkretes Anforderungsprofil für die zu besetzende Position an erster Stelle.

Personalsuche: Mitarbeiter mit dem richtigen Anforderungsprofil einstellen

Wenn Sie das Anforderungsprofil für einen neuen Mitarbeiter erstellen, hilft es, sich an einigen Leitfragen zu orientieren:

  • Für welche Werte steht die Firma (Unternehmensleitbild)?
  • Was sind die konkreten Unternehmensziele?
  • Wie kann der neue Mitarbeiter dazu beitragen, die Ziele zu erreichen?
  • Was ist das genaue Aufgabengebiet der zu besetzenden Position?
  • Welche Qualifikationen sollten Bewerber nachweisen können, um die Anforderungen zu erfüllen (z. B. Bildungsabschluss, Berufserfahrung und Zusatzqualifikationen)?
  • Welche persönlichen Eigenschaften sollte der neue Mitarbeiter mitbringen, damit er in das Team passt?

Stellenanzeige in der Zeitung oder online?

Der nächste Schritt bei der Personalsuche ist, die Stellenanzeige zu veröffentlichen. Dafür gibt es verschiedene Möglichkeiten:

  • interne Ausschreibung (in der Regel nur für große Unternehmen relevant)
  • Suche über die Agentur für Arbeit
  • Stellenanzeige in Ihrer örtlichen oder einer überregionalen Tageszeitung oder in einer Fachzeitschrift Ihrer Branche
  • Veröffentlichung auf der eigenen Webseite
  • Stellenanzeige in Online-Jobbörsen oder Business-Netzwerken (z. B. XING oder LinkedIn)
  • Kontakte in sozialen Medien
  • Beauftragung eines Personalberaters

Bei der Suche nach Fach- und Führungskräften sind überregionale Tageszeitungen, beispielsweise die Frankfurter Allgemeine Zeitung und die Süddeutsche Zeitung, die erste Adresse. Je nach Branche kommt auch eine Fachzeitschrift infrage, für Ingenieure etwa die VDI nachrichten. Unternehmen, die eher lokal orientiert sind oder eine Auszubildenden- oder Sachbearbeiterstelle ausschreiben wollen, sprechen ihre Zielgruppe mit einer Anzeige in einer regionalen Zeitung an.

Generell gilt: Je größer die Anzeige und je höher die Auflage, desto höher die Kosten. Eine kleinformatige Schwarzweiß-Anzeige in einer lokal erscheinenden Zeitung kann schon für 150 Euro zu haben sein. Wer bei der Personalsuche im Print-Stellenmarkt eines überregional bekannten Blattes schaltet, muss dagegen fast immer mit einem vierstelligen Betrag rechnen – bei großformatigen Image-Anzeigen auch mit mehr.

Personalsuche online

Bei der Personalsuche ist eine Stellenanzeige in einer Online-Jobbörse meist deutlich kostengünstiger, bietet einen längeren Veröffentlichungszeitraum und die Bewerber können gezielt nach bestimmten Kriterien recherchieren. Die Reichweite einer Jobbörse kann allerdings täuschen, da die Anzeigen dort oft schon nach kurzer Zeit nur noch unten auf den Trefferlisten zu finden sind.

Eine Online-Anzeige ist meist für wenige hundert Euro zu haben. Unternehmen, die häufiger buchen, finden online fast immer günstige Paketpreise. Bei den meisten Zeitungen lässt sich die Print-Stellenanzeige mit einer Online-Anzeige kombinieren.

Wichtige Jobbörsen

Die Plattform Crosswater Job Guide zählt allein in Deutschland über 1.000 Online-Jobbörsen. Unter den branchenübergreifenden Online-Stellenmärkten haben die Jobbörse der Arbeitsagentur, Stepstone und Monster die höchsten Reichweiten. Aktuell geht bei den Usern ein Trend zur Nutzung von Spezialisten-Portalen. Der Grund: Die Jobangebote und die auf den Webseiten präsentierten Karrieretipps sind dort spezifischer auf die Zielgruppen zugeschnitten. Wichtige zielgruppenspezifische Jobbörsen sind zum Beispiel staufenbiel.de für Hochschulabsolventen, ingenieurkarriere.de für Ingenieure oder jobvector.de für Naturwissenschaftler.

Am erfolgreichsten: Persönliche Kontakte

Bei der Mitarbeitersuche versprechen persönliche Kontakte und Empfehlungen der eigenen Mitarbeiter den größten Erfolg. Laut der Stellenerhebung des Instituts für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB) wurde 2015 fast jede dritte offene Stelle auf diesem Weg besetzt. 15 Prozent der Arbeitgeber waren mit einer Printanzeige erfolgreich. Jeweils gut jede zehnte Stelle wurde laut IAB-Erhebung über die eigene Firmen-Website oder eine Internet-Jobbörse vergeben.

Persönliche Kontakte und Mitarbeiter-Empfehlungen helfen bei der Personalsuche.

Vorauswahl treffen

Treffen die ersten Bewerbungen ein, wartet die nächste Aufgabe der Personalsuche: Das Unternehmen muss eine objektive Vorauswahl treffen und entscheiden, welche Kandidaten zu einem ersten Vorstellungsgespräch eingeladen werden. Dabei ist es wichtig, Bewerbungen anhand objektiver Kriterien zu bewerten, um die richtigen Mitarbeiter einzustellen.

Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse sollten vollständig sein und einen guten Eindruck machen. Die Qualifikationen und bisherigen Erfahrungen sollten zu der ausgeschriebenen Stelle passen. Der Bewerber sollte schon im Anschreiben deutlich machen, was ihn an der zu besetzenden Stelle reizt.

Das Vorstellungsgespräch

Bei der Personalsuche gilt für das Einstellungsgespräch das Gleiche wie für die Bewertung der Bewerbungsunterlagen: Es sollte gut vorbereitet sein und strukturiert erfolgen. Das Gespräch führen meist der künftige direkte Vorgesetzte und ein Experte aus der Personalabteilung (vorausgesetzt, die Firma verfügt über einen eigenen Personalbereich). Die Personalentscheider müssen sich schon vorab darüber im Klaren sein, was sie über den Bewerber erfahren möchten.

So läuft das Vorstellungsgespräch bei der Personalsuche

Ein durchdachtes und gut strukturiertes Bewerbungsgespräch sind essenziell für die Auswahl der passenden neuen Mitarbeiter. Beachten Sie dabei die verschiedenen Phasen:

1. Aufwärmphase

  • Eine entspannte Gesprächsatmosphäre schaffen.
  • Möglichst einen kurzen persönlichen Einstieg in das Gespräch anbieten, etwa mit der Frage nach der Anreise.
  • Einen Überblick über die Dauer und den geplanten Ablauf des Gesprächs geben.

2. Das Unternehmen vorstellen

  • Das Unternehmen und seine Ziele vorstellen.
  • Ausblick auf das konkrete Arbeitsumfeld geben, das den Bewerber erwartet.
  • Auf mögliche Gesundheitsbelastungen oder überdurchschnittliche Anforderungen bei der Tätigkeit hinweisen.
  • Persönliche Aufstiegschancen im Unternehmen und Weiterbildungsmöglichkeiten darstellen.

3. Bewerber kennenlernen, Motivation feststellen

  • Mit gezielten Fragen herausfinden, warum der Bewerber sich für die Stelle interessiert und welche Rolle er sich im Team vorstellen kann.
  • Konkrete Situationen und Probleme aus dem beruflichen Alltag besprechen, um die Herangehensweise und Lösungswege des Kandidaten beurteilen zu können.

4. Abschluss

  • Formalitäten wie den Eintrittstermin, die Ausgestaltung des Vertrags und die Höhe des Gehalts besprechen.
  • Ein mögliches Wettbewerbsverbot aus dem Arbeitsvertrag mit dem bisherigen Arbeitgeber hinterfragen.
  • Das weitere Vorgehen erläutern und den Zeitraum nennen, in dem der Bewerber mit einer Entscheidung rechnen kann.

Mitarbeiter einstellen: Zuerst kommen Auswertung und Auswahl

Werten Sie das Vorstellungsgespräch unmittelbar nach dessen Abschluss aus. Mit den noch frischen Eindrücken lassen sich Auftreten und Erscheinungsbild des Bewerbers am besten beurteilen.

Hinterfragen Sie sich auch selbst: Viele Personalverantwortliche lassen sich bei ihrer Einschätzung unbewusst von persönlichen Sympathien oder gemeinsamen Erfahrungen und Hobbys leiten. Versuchen Sie, das Auftreten und die Qualifikationen des Kandidaten möglichst objektiv zu beurteilen und persönliche Aspekte auszuschließen – für eine erfolgreiche Personalsuche.

Bei der Personal­suche beachten: Allgemeines Gleich­behandlungs­gesetz (AGG)

Das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz schreibt vor, dass Faktoren wie Alter, Geschlecht, ethnische Herkunft, Behinderung, Religion, Weltanschauung oder sexuelle Identität bei der Beurteilung von Bewerbern keine Rolle spielen dürfen.

Unzulässig sind außerdem Fragen nach einer Partei-, Gewerkschafts- oder Religionszugehörigkeit, nach einer Behinderung (es sei denn, sie könnten die spätere Tätigkeit beeinträchtigen) oder nach der Familienplanung. Auch nach den Vermögensverhältnissen und der Höhe des letzten Gehalts darf im Vorstellungsgespräch nicht gefragt werden.

Praxistipps: Was im Bewerbungs­gespräch zu beachten ist

Autor/in

K. Waldheim

März. 2017

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