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Dienstwagen - Ein Privileg das teuer werden kann

Abbildung: Spielzeugauto
Wer beim Statussymbol Dienstwagen nicht genau rechnet, trifft oft die falsche - weil teurere - Entscheidung. So empfiehlt die Bundessteuerberaterkammer in Berlin "immer die individuellen finanziellen Auswirkungen mithilfe eines Steuerberaters zu prüfen, um die optimale Strategie zu entwickeln."

Wer kann einen Firmenwagen fahren?

Selbstständige können einen Dienst- oder Firmenwagen entweder auf sich oder ihre Firma zulassen. Soll der Wagen einem Mitarbeiter zur Verfügung stehen, muss die Firma Fahrzeughalter sein. Das tun immer mehr Firmen, um ihre Mitarbeiter zu motivieren, heißt es bei der auf Personal- und Entlohnungsfragen spezialisierten Unternehmensberatung Towers Perrin. Danach werden in Deutschland im Schnitt zwischen 33.500 Euro und 36.500 Euro für Firmenwagen ausgegeben. Am spendabelsten ist die Autoindustrie. In der IT-Branche liegt der Durchschnittswert bei 34.300 Euro. Grundsätzlich gilt: Je höher der Rang des Dienstwagenfahrers, desto mehr den Dienstwagen betreffenden Kosten wie Benzin oder Steuern werden vom Unternehmen übernommen.

Privatnutzung muss versteuert werden

Weil aber Firmenwagen in der Regel nicht nur dienstlich genutzt werden, verlangt der Fiskus, dass private Fahrten versteuert werden. Als privat gilt jede Fahrt, die nicht für die Firma unternommen wird und die nicht von der Wohnung zur Arbeitsstätte führt. Dies gilt für Selbstständige ebenso wie für Angestellte. Hat ein Selbstständiger neben dem Dienstwagen kein weiteres Fahrzeug privat angemeldet, geht das Finanzamt automatisch davon aus, dass das Auto auch privat gefahren wird. Der Nachweis, dass keine Privatnutzung vorliegt, sei zwar möglich, an ihn würden aber hohe Anforderungen gestellt, heißt es bei der Bundessteuerberaterkammer.

Wie wird die Steuer berechnet?

In der Praxis kann man die Steuer auf den Dienstwagen nach zwei Grundsätzen berechnen: Entweder nimmt man die Einträge im Fahrtenbuch als Grundlage (Versteuerung der tatsächlich privat gefahrenen Kilometer) oder man wendet die Ein-Prozent-Regel an. Jedes Jahr kann man als Steuerpflichtiger aufs Neue entscheiden, nach welcher Methode man abrechnen will.

Das korrekte Fahrtenbuch

In das Fahrtenbuch muss jeder gefahrene Kilometer akribisch mit Datum eingetragen werden. Privat- und Geschäftsfahrten müssen sauber getrennt aufgelistet sein. Zwingend erforderlich sind vollständige, fortlaufende und in sich schlüssige Aufzeichnungen. Dies ist allerdings nicht nur lästig, die Methode ist auch steuerlich angreifbar. Schleicht sich ein Fehler oder eine Lücke ein, ist die Anerkennung des gesamten Fahrtenbuchs durch das Finanzamt schnell gefährdet. Aufgeführt werden sollten: Jahresanfangs- und Endstand des Tachometers und bei jeder Fahrt Datum, Tachostand, Anzahl der gefahrenen Kilometer, Reiseziel und Reisezweck sowie die aufgesuchten Geschäftspartner. Auch Umwege müssen aufgezeichnet werden. Mehrere Teilabschnitte einer einheitlichen beruflichen Reise können aber miteinander zu einer zusammenfassenden Eintragung verbunden werden. Für private Fahrten reicht die Angabe der gefahrenen Kilometer, für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte ein kurzer Hinweis mit Kilometerstands-Angabe. Wird das Fahrtenbuch als nicht ordnungsgemäß geführt vom Finanzamt verworfen, gilt der Bundessteuerberaterkammer zufolge automatisch die Ein-Prozent-Regel.

Alternative elektronisches Fahrtenbuch

Wer sich die Mühe sparen möchte, alle Daten selbst einzutragen, der kann auf ein elektronisches Fahrtenbuch zurückgreifen. Einige Hersteller bieten die Geräte als Zubehör an, aber auch im Handel sind Systeme erhältlich, die sich in nahezu jeden Pkw einbauen lassen. Sie erfassen Kilometerstand, Start- und Zielort, zurückgelegte Distanz und Fahrzeit und ob Dienst oder Privat- oder Arbeitswegfahrt. Dabei sollte man aber gut gegenrechnen: Anschaffungs- und Einbaukosten können schnell auf 1.000 Euro kommen. Ein handschriftliches Buch schlägt da mit 7 Euro zu Buche.

Ein-Prozent-Regel

Die Besteuerung nach der Ein-Prozent-Regel macht die Sache für alle Beteiligten einfach: Dabei wird der Listenpreis des Autos zur Berechnung herangezogen. Belief sich dieser zum Beispiel auf 55.000 Euro, muss der Steuerpflichtige ein Prozent davon - also 550 Euro pro Monat oder 6600 Euro pro Jahr - als "Nutzungsentnahme" versteuern. Zudem werden noch 0,03 Prozent des Listenpreises pro Kilometer für die Fahrten von der Wohnung zur Betriebsstätte angesetzt. Für Fahrten im Rahmen der doppelten Haushaltführung sind für jeden Entfernungskilometer zwischen Beschäftigungsort und Wohnort (Ort an dem sich der eigene Hausstand befindet) 0,02 Prozent des Listenpreises anzusetzen. Wer die Ein-Prozent-Regel anwenden möchte, muss das Fahrzeug zu über 50 Prozent betrieblich nutzen und dies auch nachweisen. Er kann dann alle für das Fahrzeug und dessen Betrieb entstehenden Kosten geltend machen.

Bei Anwendung der Ein-Prozent-Regelung sind alle die mit einer privaten Pkw-Nutzung im Zusammenhang stehenden Aufwendungen abgegolten. Auch Unfallkosten die während einer Privatfahrt entstanden sind, zählen dazu, urteilte das Finanzgericht Köln am 8.12.2004 (14 K 2612/03). Einen Lkw oder ein Firmenfahrzeug, das so gut wie ausschließlich zur Beförderung von Gütern bestimmt ist, darf das Finanzamt nicht der Ein-Prozent-Regelung unterwerfen. Eine eventuelle Privatnutzung eines solchen Fahrzeuges muss das Finanzamt beweisen.

Wie können Selbstständige Steuern sparen?

Gehört das Fahrzeug zum Betriebsvermögen, wird aber nur zwischen zehn und maximal 50 Prozent betrieblich genutzt, verlangt das Finanzamt, dass ein Fahrtenbuch geführt wird. Wer aber den Wagen auf eine dritte Person zulässt, kann Steuern sparen. Ist das Auto beispielsweise auf die Ehefrau zugelassen, kann der steuerpflichtige Unternehmer eine Pauschale von 0,30 Euro pro gefahrenem Kilometer ansetzen. Dazu reicht es, die Kilometer für die einzelnen "Dienstfahrten" aufzuschreiben. Ob sich das aber lohnt, muss im Einzelfall genau geprüft werden.

Wie können Angestellte Steuern sparen?

Wer als Angestellter die private Nutzung des Dienstwagens über die Ein-Prozent-Regel versteuert, sollte prüfen, ob er nicht aufgrund der pauschalen Besteuerung zu viel bezahlt Hierzu kann er sich vom Arbeitgeber die Gesamtkosten für das Auto bestätigen lassen. Hinzu kommt die Aufstellung der tatsächlich gefahrenen beruflichen Kilometer (Das geht auch ohne Fahrtenbuch). So lässt sich der tatsächlich entstandene geldwerte Vorteil für den Steuerpflichtigen berechnen. Liegt dieser Wert unterhalb demjenigen, der mithilfe der Ein-Prozent-Regel errechnet wurde, kann er die Differenz als Werbungskosten geltend machen.

Aber auch mit der Bruttoentgeltumwandlung lassen sich Steuern sparen. Beispiel: Statt einer Gehaltserhöhung kauft der Arbeitgeber seinem Angestellten ein Fahrzeug und überlässt es dem Mitarbeiter. Dieser muss für die Nutzung monatlich - immer mit der Gehaltszahlung - eine bestimmte Summe an den Arbeitgeber zurückzahlen. Darin sind üblicherweise auch die Kraftfahrzeug-Steuer und die Versicherung enthalten. Da der Arbeitnehmer zur Rückzahlung auf einen Teil seines Bruttogehalts verzichtet, sinkt das zu versteuernde Nettogehalt. Weil er das Fahrzeug auch privat nutzen kann, braucht er kein weiteres Auto. Möglich ist sogar, dass der Arbeitgeber beispielsweise für Kraftstoffkosten aufkommt.

Eva Blumenfeld, aktualisiert September 2011
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