Manager und Führungskräfte müssen besonders viele Aufgaben und Themen gleichzeitig im Blick haben und bewältigen. Wie Sie systematisches und aktives Zeitmanagement für sich nutzen und sich Freiräume schaffen.

Um im Arbeitsalltag zu bestehen, muss heute praktisch jeder seine Zeit planen. Anstatt aber nur Termine sinnvoll aneinander zu reihen, soll das aktive Zeitmanagement den Blick auf das Wesentliche schärfen und helfen, unnötigen Ballast abzuwerfen. Dadurch lässt sich deutlich mehr freie Zeit gewinnen.

Ein effizientes Zeitmanagement bei der Arbeit schafft wohltuend weiße Flecken im sonst überquellenden Terminkalender. Während die einen dadurch Platz für neue Aufgaben schaffen, nutzen die anderen den gewonnenen Freiraum. Dazu kommt ein weiterer, nicht zu unterschätzender Effekt: Auch die Ergebnisse der Tätigkeit werden durch die gute Planung dauerhaft besser. Verschiedene Studien zu diesem Thema kommen zu dem Ergebnis, dass schon fünf bis 15 Minuten Planungszeit ausreichen, um Arbeitsergebnisse nachhaltig zu verbessern.

Um Ihre Zeit besser zu nutzen, gibt es zwei grundsätzliche Ansatzpunkte: Erstens Sie konzentrieren sich auf wesentliche Termine, delegieren minder wichtige und lassen unnötige ganz unter den Tisch fallen. Zweitens können Sie Zeit sparen, indem Sie eine Tätigkeit rationeller und damit schneller erledigen.

Zu aller erst sollten Sie Ihren Zeitaufwand bei der Arbeit beobachten und mithilfe eines Zeitprotokolls analysieren. Schreiben Sie eine Woche lang genau auf, welche Aufgaben Sie wann erledigen und wie viel Zeit Sie dafür benötigen. Danach sollten Sie entscheiden, wo Sie zu viel Zeit investieren und an welchen Stellen es angebracht wäre, etwas mehr Zeit zu investieren. Für ein geeignetes Zeitmanagement sollten Sie sich immer klar machen, welche Tätigkeiten wichtig sind und welche nicht. Entscheidend für das erfolgreiche Abarbeiten der Todo-Liste ist eine gute Priorisierung der Aufgaben.

Während manche Tätigkeiten von Natur aus gesetzt sind, können andere von jedem individuell selbst als wichtig oder unwichtig eingeordnet werden. Bei der Klassifizierung hilft ein System, das jeder Tätigkeit etwa durch Zahlen oder Buchstaben eine Priorität zuweist.

Priorität 1: Tätigkeiten, die besonders zeitkritisch sind oder schwerwiegende Folgen (gute oder schlechte) nach sich ziehen. Beispiel: Fertigen von terminierten Angeboten, Qualitätsmanagement.

Priorität 2: Darunter sind wichtige und folgenreiche Tätigkeiten einzuordnen, die allerdings nicht in einem allzu engen Zeitfenster erledigt werden müssen. Beispiel: Vorbereitung der Marketingmaßnahmen eines neuen Produkts.

Priorität 3: Dazu gehören die gewöhnlichen täglichen Verrichtungen, die zwar schnell und gründlich erledigt werden müssen, aber nicht von langfristiger Tragweite sind. Beispiel: Bestellen von Büromaterial.

Priorität 4: Tätigkeiten, die nicht zwangsläufig selbst erbracht werden müssen. Beispiel: Büroputz. Hier lässt sich also durch das Delegieren an einen Dritten Zeit einsparen.

Die Aufgaben werden dann entsprechend der Klassifizierung von 1 bis 4 abgearbeitet. Wichtig ist dabei, dass vermeintlich weniger dringende Tätigkeiten mit Priorität 2 und 3 ganz oben auf die Agenda rücken können, wenn sie zu lange unerledigt liegen bleiben. Häufig kann nur die Vergabe von Aufgaben der Priorität 4 an einen Dritten für eine Entlastung sorgen.

Helfen bei der Einschätzung der Prioritäten kann das Pareto-Prinzip. Vilfredo Pareteo stellte im 19. Jahrhundert fest, dass in verschiedenen Ländern 80 Prozent des Vermögens bei 20 Prozent der Bevölkerung konzentriert wurde, die Reichtumsverteilung also berechenbar unausgewogen war. Daraus zog er diverse Schlüsse, die heutzutage eine wesentliche Grundlage für modernes Zeitmanagement bilden. So gehen beispielsweise 80 Prozent der Ereignisse auf 20 Prozent der Anstrengungen zurück, 20 Prozent der Kunden bringen 80 Prozent des Umsatzes und 20 Prozent der Produkte 80 Prozent des Gewinns.
Wer also effektiv arbeiten will, muss sich auf die Aufgaben konzentrieren, die die größten Erfolge bringen und sich nicht in Kleinigkeiten verwickeln lassen, die kaum Erfolgsaussichten haben. Nach dem Pareto-Prinzip sind 20 Prozent der Aufgaben die wichtigen Dinge, 80 Prozent meist eher nebensächlich aber oft dringend.

• Unbedingt heute sollte danach erledigt werden, was dringend und wichtig ist.
• Möglichst schnell sollte erledigt werden, was wichtig aber nicht dringend ist. Aber gerade diese Aufgaben steuern Ihren Erfolg, sie sollten also auf keinen Fall, nur weil sie nicht dringend sind, auf die lange Bank geschoben werden.
• Verschieben sollten Sie aber ganz klar, was zwar den Anschein hat, dringend zu sein, aber nicht wichtig ist. Im Idealfall sind diese Aufgaben zu delegieren oder abzulehnen. Sonst bleibt keine Zeit für die wichtigen, aber nicht dringenden Aufgaben, die wesentlich für Ihren Erfolg sind.

Das Wort Nein ist das zeitsparendste Wort, das es gibt. Wenn jemand etwas von Ihnen will, das Sie im Moment blockiert, sagen Sie Nein. Ist die Sache wichtig, machen Sie einen Termin aus. Sie sollten aber so Nein sagen, dass Sie niemanden damit verletzen. Oft hilft es, Interesse zu zeigen, aber zugleich zu signalisieren, dass die jetzige Aufgabenstellung Ihnen gerade keine andere Wahl lässt. Eine Faustregel dazu: Nein sagen wenn möglich, Ja sagen, wenn nötig.

Nachdem die Aufgaben in wichtige und weniger wichtige klassifiziert wurden, muss nun der Zeitbedarf dafür geplant werden. Gibt es keine Erfahrungswerte, muss auf Schätzungen zurückgegriffen werden. Diese sollten eher großzügiger als zu knapp bemessen ausfallen. Im Laufe der Zeit lassen sich die benötigten Zeiten immer genauer fassen. Um sich nicht selbst zu betrügen, sollten Sie die Planung des Tagesablaufs unbedingt schriftlich festhalten. Gerade im beruflichen Alltag ist zu empfehlen, die anstehenden Aufgaben mit dem gewünschten Ergebnis zu bezeichnen. Also: Statt "Vertragsentwurf XY machen" lieber "Vertragsentwurf XY fertigstellen". Um den Arbeitsprozess möglichst effizient zum geplanten Zeitpunkt erledigen zu können, sollten Sie auch die benötigten Arbeitsmittel in der Planung festhalten. Bei Telefongesprächen und Konferenzen können dazu auch Telefonnummern sowie bestimmte Unterlagen gehören, die Sie sich eventuell noch besorgen müssen.

Damit die Zeitplanung wirklich Sinn macht, muss regelmäßig überprüft werden, ob sie funktioniert hat oder für die Zukunft angepasst werden muss. Nur wenn falsche Zeitannahmen korrigiert werden, lassen sich künftig realitätsnahe Termine festlegen. Auch die Klassifizierung der Prioritäten kann sich im Alltag verschieben. Weil Termine häufig platzen oder Aufgaben verschoben werden müssen, empfiehlt es sich, am Ende eines jeden Arbeitstags den Plan für den nächsten Tag zu aktualisieren.

• Herrscht in Ihrem Unternehmen eine Kultur des Vertrauens, können Sie mit dem Delegieren von Aufgaben Vertrauen weitergeben und so die Motivation Ihrer Mitarbeiter fördern. Die Ergebnis-Kontrolle bleibt aber weiterhin Ihre Angelegenheit und sollte auf keinen Fall vernachlässigt werden. Bewerten und loben Sie die erbrachte Leistung
• Wenn Sie bislang zu wenig delegiert haben, weil Ihnen die Arbeit Spaß macht, sollten Sie sich künftig auf die wirklichen Spaßthemen konzentrieren. Einige Rosinen sollten Ihnen reichen, die anderen geben Sie weiter. Die Weitergabe von Vertrauen heißt nicht unbedingt Autoritätsverlust.
• Lassen Sie den Mitarbeitern bei an sie delegierten Aufgaben den Freiraum, selbst die Lösungswege zu finden. Wenn Sie einen Lösungsweg vorschlagen, muss das nicht unbedingt der Beste sein. Sie müssen aber das erwartete Arbeitsergebnis klar definieren und den Mitarbeitern so viele Informationen wie möglich geben. Sinnvoll ist es auch, eine bestimmte Fehlerquote einzukalkulieren, schließlich macht jeder Fehler, auch Sie. Und kalkulieren Sie eine bestimmte Fehlerquote ein - nobody is perfect.
• Geben Sie den Mitarbeitern genügend Training und Feedback.

Eva Blumenfeld, aktualisiert April 2012