Viele Anrufe aber kein Sekretariat. Das Problem kennen viele Kleinunternehmer. Doch die moderne Technik bietet hier Hilfen an. Lesen Sie hier, wie Sie diese Helferlein richtig einsetzen und immer erreichbar sind.

Kleinunternehmer müssen sich oft allein oder mit recht kleiner Belegschaft durch den Büroalltag kämpfen. Auch während Telefonaten oder Besprechungen sind sie für andere meist schwer erreichbar. Das führt leicht dazu, dass viele potenzielle Kunden einen anderen, leichter erreichbaren Dienstleister suchen. Doch dieses Problem lässt sich vermeiden. Mit Anrufbeantworter, Rufumleitung oder einem externen Sekretariat können Sie Ihre Erreichbarkeit verbessern.

Der Anrufberater ist eines der ältesten Hilfsmittel für Kleinunternehmer. Eine professionelle Anrufbeantworteransage ist für jede Firma - ob groß, ob klein - Pflicht. Deutlich und verständlich sollte vermerkt sein, wann Sie wieder zu erreichen sind oder auf welchem Weg der Anrufer Sie alternativ erreichen kann. Sie können auch Handy, Faxnummer oder E-Mail-Adresse hinterlassen. Fordern Sie den Anrufer auf, eine Rückrufnummer und eine kurze Bemerkung zum Grund seines Anrufes auf ihrem Gerät zu hinterlassen.

Hat jemand eine Nachricht hinterlassen, sollten Sie umgehend zurückzurufen. Sonst entsteht schnell der Eindruck, Sie seien unzuverlässig. Daher bietet es sich an, für längere Abwesenheit eine spezielle Ansage zu hinterlassen. Je nach potenziellem Kundenkreis kann eine zweisprachige Ansage (zum Beispiel in Deutsch und Englisch) sinnvoll sein.

Im Idealfall verfügt der Anrufbeantworter über eine Fernabfragefunktion, so dass Sie auch von unterwegs aus reagieren können, sollte sich jemand auf dem Band verewigt haben. Manche Geräte bieten auch die Möglichkeit, sich per SMS auf dem Handy über hinterlassene Nachrichten informieren zu lassen. Auch eine Rufnummernanzeige ist hilfreich, denn oft rattert der Anrufer seine Telefonnummer schnell und unverständlich herunter. Professionelle Anrufbeantwortergeräte gibt es ab 100 Euro. Auch virtuelle Anrufbeantworter im Rechenzentrum ihres Telekommunikationsanbieters können eine Alternative sein.

Ist man häufig unterwegs, bietet sich die Möglichkeit der Rufumleitung an. Rufumleitungen auf Mobiltelefon und auch auf Festnetz sind in der Regel für den Anrufer kostenfrei, beim Umleitenden können Verbindungskosten entstehen. Die Umleitung auf einen anderen Anschluss im selben Mobilfunk-Netz ist beispielsweise bei T-Mobile, Vodafone D2 und O2 kostenlos, lediglich E-Plus berechnet den normalen Tarif, so als würden Sie den Anruf selbst führen.

Sie können die Rufumleitung entweder so einstellen, dass jeder Anruf sofort umgeleitet wird oder dass dieser erst dann umgeleitet wird, wenn Sie etwa nach dem dritten Klingeln noch nicht abgehoben haben oder Ihr Handy aus oder besetzt ist.

Bei den meisten Handys gelten einheitliche Steuercodes um die Rufumleitung zu setzen: Den Status prüfen Sie mit *#21#, die Rufumleitung richten Sie mit **21*[Zielrufnummer]# ein, aktivieren können Sie die Umleitung mit *21#, Sie deaktivieren sie mit #21# und mit ##21# können Sie die Rufumleitung löschen.

Der Kontakt mit Kunden und Geschäftspartnern muss nicht immer auf dem telefonischen Wege stattfinden. E-Mail ist dafür eine perfekte Lösung. Sie können in Ruhe auf Anfragen antworten und werden nicht aus der aktuellen Beschäftigung herausgerissen. Zudem können Sie Dateien wie Kostenvoranschläge und Kalkulationen an die E-Mail anhängen. Auch können Sie sicher sein, dass Ihre Nachricht beim Empfänger ankommt, selbst zu später Stunde oder außerhalb der üblichen Arbeitszeiten. Sind Sie unterwegs können mobile Endgeräte wie Smartphones oder Laptops beim E-Mail-Verkehr helfen. Bekannte Produkte sind etwa der BlackBerry oder das iPhone. Hier können Sie neben der Beantwortung von Mails auch noch auf weitere nützliche Funktionen zurückgreifen und haben stets Ihr Adressbuch, Ihren Kalender und Ihre Todo-Liste zur Hand. Außerdem lassen sich die modernen Telefone mit der Organisationssoftware in Ihrem Büro synchronisieren.

Selbst mit einer Rufumleitung ist es nahezu unmöglich, immer erreichbar zu sein. Das heißt jedoch nicht, dass der Anrufer von einer Maschine abgespeist werden muss. Mithilfe eines externen Sekretariats können Sie Ihre Erreichbarkeit und Außenwirkung verbessern. Kunden oder Geschäftspartnern, die von einer Sekretärin am Telefon empfangen werden, wird ein professionellerer Eindruck vermittelt. Auch das Übernehmen organisatorischer Aufgaben oder die Weiterleitung von Faxen und E-Mail-Nachrichten sind nun kein Problem mehr. Weitere Dienstleistungen sind oft:

• Kalender-Management:
• Diktate: Aufnahme, Bearbeitung und Versand
• Texte: Erstellung und Korrekturlesen von Texten (z. B. für Werbemittel, Mailingaktionen)
• Telefonmarketing / Durchführung von Marketingaktionen (Neukundengewinnung)
• Erstellung von Präsentationen und Tabellen
• Recherchen im Internet
• Hotline/Kundenberatung
• Auftragsannahme

Die Kosten für solche Dienstleister sind überschaubar. Meist wird ein monatlicher Grundtarif fällig, der zwischen 35 und 150 Euro liegt. Hinzu kommen Einzelkosten, etwa für jede angefangene Gesprächsminute. In den meisten Fällen sind die Kosten für ein externes Sekretariat deutlich niedriger, als die für eine im eigenen Büro Vollzeit beschäftigten Sekretärin. Zudem ist ein solcher Dienstleister wesentlich flexibler, was Arbeitszeiten und Urlaubszeiten angeht.


Eva Blumenfeld, August 2010