Im hektischen Büroalltag kann man schnell den Überblick verlieren. Besonders unter hoher Arbeitsbelastung bleibt vermeintlich zu wenig Zeit, den Arbeitstag so zu strukturieren, dass alles übersichtlich bleibt. Wir geben Ihnen ein paar Tipps für eine erfolgreiche, optimale Büroorganisation.

Büroorganisation bezeichnet die Strukturierung aller Abläufe, die in einem Büro anfallen. Je mehr Mitarbeiter auf dieselben Dokumente zugreifen müssen, desto wichtiger wird die übersichtliche Strukturierung, die ein schnelles Wiederfinden der Quittungen, Belege und anderer Dokumente erleichtert. Doch auch für den Einzelkämpfer im Büroalltag darf die geordnete Ablage und Archivierung nicht in den Hintergrund geraten. Hier gibt es je nach Bedarf verschiedene Lösungen. Fällt wenig "Papierkram" an, so können beschriftete Hängeordner oder Schuhkartons, die thematisch und alphabetisch geordnet werden, vollkommen ausreichen. Je größer jedoch die Menge an zu archivierenden Dokumenten wird, desto wichtiger können elektronische Hilfssysteme werden. Darüber hinaus gibt es wichtige Regeln, mit deren Hilfe man den Büroalltag deutlich weniger stressig gestalten kann.

Der größte Feind der Ordnung im Büro ist die Verdrängung. Der Gedanke, dass Sie dazu auch noch morgen Zeit haben, hilft selten weiter. So schieben Sie irgendwann einen Berg von Arbeit vor sich her. Als Faustregel gilt: Alles, was fünf Minuten Zeit oder weniger erfordert, besser sofort erledigen und die überflüssigen Dokumente danach entsorgen. Der Schreibtisch sollte nie voll mit aktuellen Aufgaben sein. Für Aufgaben, die mehr Zeit benötigen, sollten Sie sich einen festen Termin einplanen und sie dann erledigen.

Die erste Frage bei Arbeitsbeginn sollte sein: "Was will ich heute schaffen?". Hierfür können Sie sich entweder mit Zettel und Stift oder in elektronischer Form eine Tages-Todo-Liste anfertigen und dann am Abend das Gefühl genießen, alles auf der Liste geschafft zu haben. Stehen am Ende des Tages jedoch noch viele Aufgaben "auf dem Zettel", so sollten Sie sich intensiv mit Ihrem Zeitmanagement beschäftigen und prüfen, ob Sie sich nur zu viel vorgenommen oder die Zeit nicht sinnvoll genutzt haben.

Sagen Sie sich, unabhängig von der Methode der Ablage grundsätzlich immer: "Weniger ist mehr". Was nicht unbedingt aufbewahrt werden muss, sollte nach Gebrauch weggeworfen werden. "Die Basis einer gesunden Ordnung ist ein großer Papierkorb", wusste schon Kurt Tucholsky. Untersuchen Sie die archivierten Dokumente regelmäßig darauf, ob mittlerweile etwas entsorgt werden kann. Hierfür eignet sich nach Ansicht von Experten die Zeit nach der Mittagspause. Nach dem Essen ist man ohnehin gerade aus dem "Workflow" herausgerissen und kann sich kurz für die Ordnung im Büro Zeit nehmen. Dabei sollten Sie auch beachten, wie oft Sie ein Dokument künftig benötigen und ob Sie es sich nicht bei Bedarf aus dem Internet besorgen können. Archivieren Sie nach einem beendeten Projekt, wenn möglich, nur einen Teil der Unterlagen. Meist braucht man nicht alle Dokumente, sondern es reicht die Aufbewahrung einer Zusammenfassung. So schaffen Sie Platz in der Ablage und die Einarbeitung in das Thema bei künftigem Gebrauch wird erleichtert. Es ist allerdings wichtig, die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen einzuhalten.

Viele Dokumente liegen mittlerweile in digitaler Form vor. Diese Dateien sind in kleineren Betrieben relativ einfach zu archivieren, etwa mit einer externen Netzwerkfestplatte, auf der eine übersichtliche Ordnerstruktur für Ordnung sorgt. Für Unternehmen mit sehr viel Schriftverkehr bieten sich professionellere Lösungen an. So genannte Dokumenten-Management-Systeme (DMS) sollen den Umgang mit Dokumenten und Informationen aller Art im Büroalltag vereinfachen. Hierbei handelt es sich um virtuelle Archive. Neben der elektronischen Ablage von Dokumenten und der damit verbundenen Platzersparnis liegt der Hauptnutzen in der Tatsache, dass die Dokumente erheblich schneller gefunden und von mehreren Personen gleichzeitig gelesen werden können. Ein offenkundiges Problem der elektronischen Datenarchivierung sind die Dokumente, die nur in physischer Form vorhanden sind, also etwa Quittungen und Belege. Sollen sie auch digital vorliegen, müssen sie zunächst gescannt werden.

Bei vielen Arbeitnehmern und Selbstständigen gehen tagtäglich massenhaft E-Mails ein. Um dieser Flut Herr zu werden, brauchen Sie ein geeignetes System. Als erstes sollten Sie sich eine Ordnerstruktur überlegen. So ist es zum Beispiel sinnvoll, für jeden Kunden einen eigenen Ordner zu erstellen, ebenso für jedes Projekt. Je nach Aufteilung können Unterordner angelegt werden. Zusätzlich brauchen Sie eine Art Ablage, in der Sie die erledigten Aufgaben dokumentieren. Außerdem sollten Sie sich einen Todo-Ordner für Dringendes anlegen. Es gibt auch Programme, die Mails direkt bei deren Eingang auf Schlagwörter untersuchen und die Nachrichten in die entsprechenden Ordner sortieren. Doch Vorsicht: Nur wer ständig die Ordner überprüft, verpasst keine Nachricht.

Am Wochenanfang sollten Sie sich einen Ordner näher an den Arbeitsplatz stellen, um dann jeden Tag maximal fünf Minuten diese Ordner auf Unterlagen durchzusehen, die entrümpelt und entsorgt werden können. Wann immer man im Laufe des Tages etwas Luft hat, nimmt man sich den bereit stehenden Ordner und entrümpelt ihn. Dies können Sie auch gut zwischendurch erledigen, etwa wenn Sie auf einen Rückruf warten oder das aktuelle Telefonat nicht die volle Aufmerksamkeit erfordert und gelegentliche Wartezeiten zu überbrücken sind. Wenn der Ordner vor Ende der Woche durchgearbeitet ist, nehmen Sie sich den nächsten vor. So sollte früher oder später in der Ablage Ordnung einkehren.

Eingehende Anrufe oder Mails sollten wenn möglich immer bei einem vorher bestimmten Mitarbeiter ankommen. Daher sollten Sie bei Urlaub oder Abwesenheit das Telefon zu einem Kollegen umleiten. Steht kein Kollege zur Verfügung, können Callcenter Abhilfe schaffen. Jürgen Kurz, Geschäftsführer der Unternehmensberatung tempus-Consulting, rät auch davon ab, das E-Mail System bei Abwesenheit mit einer entsprechenden Notiz zu versehen, die den Absender darüber informiert, an wen er sich wenden kann. "Da kann man auch die Mail sofort an den entsprechenden Kollegen weiterleiten", sagt er. Sonst gebe man dem Kunden die Option, nicht mehr anzurufen oder sich an die Konkurrenz zu wenden. Grundsätzlich rät Kurz dazu, wann immer möglich, per Mail Kontakt mit Kunden, Kollegen oder Geschäftspartnern zu halten. "Das Telefon stört immer beim Tagesablauf, man wird aus der aktuellen Aufgabe rausgerissen", sagt Kurz. E-Mails erlauben es stattdessen, die Zeit für jedes Projekt besser einzuteilen.

"Arbeitet man gerade an einem Projekt, gehören nur die dafür benötigten Unterlagen auf den Schreibtisch", sagt Experte Kurz. Dokumente, die man für das aktuelle Projekt nicht benötigt, sollten in Ablagen sortiert werden. Die Ablagen gehören entweder in die Tischschublade oder in den Schrank. So wird man nicht vom aktuellen Projekt abgelenkt. Die Ablage sollte fortlaufend durchnummeriert werden. In jeden Ordner oder Karton gehört nach Ansicht von Jürgen Kurz ein Inhaltsverzeichnis. "So kann man auf den ersten Blick sehen, wo sich was befindet."

Doch auch in der strukturiertesten Ablage können Aufgaben verloren gehen, weil man sie schlicht vergisst. Hierfür hat Unternehmensberater Kurz einen einfachen Tipp: "Die Ablage muss mit dem Kalender verknüpft werden." Wenn man sich also einen Termin für ein bestimmtes Projekt in den Kalender schreibt, dann sollte man dahinter die Nummer der Ablage vermerken. So weiß man sofort, wo man suchen muss und spart viel Zeit. Aufgaben ohne festen Termin gehören auf die Todo-Liste. Diese Aufgaben müssen nach und nach erledigt werden, sonst verliert die Liste ihren Sinn.


Eva Bumenfeld, aktualisiert April 2012