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Beruf + Karriere
Karrieretipps
Chaos auf dem Schreibtisch - Die Zettelplage eindämmen
Wie werde ich Herr über mein Chaos auf dem Schreibtisch? Diese Frage beschäftigt Siglinde Sonnenholzer seit vielen Jahren professionell. Sie ist selbstständige Trainerin und berät die MitarbeiterInnen von Unternehmen bei der Arbeitsplatzorganisation.
Wie wichtig ist ein aufgeräumter Schreibtisch?
Auf dem Schreibtisch muss nicht alles in Reih und Glied stehen. Mit wie viel Unordnung sich jemand wohl fühlt, ist eine Geschmacks- und Charakterfrage. Aber niemand kann mir erzählen, dass er sich mit einem völlig zugemüllten Schreibtisch wohl fühlt, auf dem die Kaffeetasse schon zwanzig Ränder hinterlassen hat. Hinzu kommt: Solche Tische machen einen schlechten Eindruck.
Wie sieht ein ordentlicher Schreibtisch aus?
Ich empfehle Themeninseln.
Das hört sich nach Strand, Palmen und Urlaub an.
Ich meine damit: Neben dem Telefon sollten zum Beispiel Schreibblock und Stift liegen, weil Telefonieren und Aufschreiben zusammengehören. Genauso sollten Locher, Hefter und Büroklammern einen gemeinsamen Platz haben. Außerdem ist es wichtig, dass sich möglichst wenig auf dem Schreibtisch befindet. Wenn Sie sich an etwas erinnern wollen, sollten Sie dazu nicht die entsprechende Akte auf der Tischplatte liegen lassen. Legen Sie die Akte lieber in den Schrank und lassen sich von Outlook oder anderen Programmen erinnern. Sie können sich auch einen Vermerk im Kalender machen.
Entstehen für Unternehmen konkrete Nachteile aus dem Chaos von Mitarbeitern?
Ja, wenn Mitarbeiter ihre Unterlagen nicht mehr wieder finden. Sie müssen sich nur einmal vorstellen, dass jemand drei Mal am Tag etwas nicht zur Hand hat. Beim Suchen geht schnell eine halbe Stunde verloren - das sind in diesem Fall schon anderthalb Stunden. In schlimmen Fällen können Kunden abspringen, wenn zum Beispiel ein Mitarbeiter mehrmals Fragen nicht beantworten kann. Das ist für kleine Unternehmen bedrohlich, große können das eher abfedern.
Wie gehen Sie bei Ihren Einsätzen gegen chaotische Schreibtische vor?
Zusammen mit den Klienten arbeite ich mich bis zur Tischplatte vor. Wir räumen den Schreibtisch erst einmal ab und ordnen alles in fünf Stapel auf dem Boden oder in fünf Kartons: "sofort erledigen", "delegieren", "aufheben - ich weiß, wo es hingehört", "aufheben, aber ich weiß noch nicht, wo es hingehört" und "wegwerfen".
Wie lange dauert ein solcher Einsatz?
Oft schaffen wir das an einem Vormittag. In extremen Fällen kann der Einsatz auch mehrere Tage dauern.
Wie verfahren Sie mit den Stapeln?
Nach dem Stapel "Sofort erledigen" kommt der Stapel an die Reihe: "aufheben, aber ich weiß nicht, wo es hingehört". Wichtig ist, schnell ein Ablagesystem für diese Dinge zu finden, damit kein neues Chaos entsteht. Der Stapel mit den Papieren, deren Ablageort klar ist, kann etwas länger warten.
Wie sieht ein gutes Ablagesystem aus?
Es sollte möglichst intuitiv strukturiert sein. Ich frage die Mitarbeiter immer: "Wo würden Sie dieses Blatt suchen?" Dieser Platz ist dann auch der beste Ort, um es abzulegen. Außerdem sollte das Ablagesystem wie ein Baum strukturiert sein, mit Hauptkategorien und Unterkategorien. Wenn nur eine Person Zugriff hat, muss die Ablage nur deren Geschmack und Gewohnheiten entsprechen. Wenn es um eine ganze Abteilung geht, sind Kompromisse wichtig: Kreative Mitarbeiter sollten sich nicht von peniblen Mitarbeitern unterjocht fühlen und umgekehrt.
Was empfehlen Sie bei Rückfällen ins Chaos?
Vor allem Geduld mit sich selbst. Es geht schließlich darum, hartnäckige Gewohnheiten zu ändern. Da kann es schon einmal zu Rückfällen kommen.
Wie sind Sie dazu gekommen, die Ordnung zum Beruf zu machen?
Ich habe über zwanzig Jahre als Assistentin gearbeitet. Schon damals war die Ordnung mein Beruf. Allerdings war der Erfolg etwas zweifelhaft, denn die Chefs haben sich nicht an meine Ordnungssysteme gehalten. Inzwischen bin ich selbständig und werde von außen in die Unternehmen geholt. Jetzt nimmt man meine Vorschläge eher an. Außerdem macht es mir Spaß, Ordnung zu schaffen. Übrigens stellen auch meine Klienten fest, dass Aufräumen Spaß macht.
Mehr Infos unter: www.buero-sonne.de Link zu: Servicebüro Siglinde Sonnenholzer, www.buero-sonne.de
Die Fragen stellte Gerald Beyrodt.
Mehr Infos unter: www.buero-sonne.de Link zu: Servicebüro Siglinde Sonnenholzer, www.buero-sonne.de
Die Fragen stellte Gerald Beyrodt.
Siglinde Sonnenholzers Tipps gegen das Chaos auf dem Schreibtisch
- Den Schreibtisch komplett leeren und beim Abräumen bereits grob vorsortieren (Müll, zu erledigen, Ablage, Hilfsmittel usw.), dann neu ordnen.
- Auf dem Schreibtisch Themeninseln schaffen (Telefon-Stift-Block, Hefter-Locher-Brieföffner usw.).
- Einen Posteingangskorb anschaffen und allen Kollegen sagen, dass nur das bearbeitet wird, was in diesem Korb liegt.
- Auf den Schreibtisch gehören höchsten drei laufende Projekte - Alles andere liegt griffbereit im Regal - Stapel vermeiden!
- Zeit nehmen für den Posteingang.
- Was ich in wenigen Minuten erledigen kann, mache ich sofort.
- Frage: Muss ich das tun? - Wenn nein, terminieren und sofort weiterleiten.
- Bei hausinternen Kopien, Infos und Werbung Frage stellen: Wo befindet sich das Original? Wenn das geklärt ist, kommt die Kopie in den Müll (keine doppelte Ablage).
- Alles andere: terminieren (Outlook, Buchkalender) und sofort ablegen. (Dann wird es nicht vergessen, und der Schreibtisch ist trotzdem aufgeräumt.
- Raum lassen für persönliche Dinge.
- Disziplin muss trotz allem sein, aber auch Geduld mit sich selbst - Wer mit dem Chaos allein nicht fertig wird, sollte professionelle Hilfe einholen.
