Generell hat jeder Arbeitnehmer, der ein Unternehmen verlässt, Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. Dieses ist gesetzlich in der Gewerbeordnung für Arbeitnehmer und dem Ausbildungsgesetz für Auszubildende geregelt. Die Pflicht, ein Arbeitszeugnis auszustellen, gilt für den Arbeitgeber auch wenn der Arbeitnehmer nur kurz beschäftigt war.

Bei Arbeitszeugnissen unterscheidet man zwischen einem einfachen und einem "qualifizierten" Zeugnis. Im einfachen Zeugnis werden die Personalien aufgeführt und die Art und Dauer der Beschäftigung beschrieben. Dabei müssen die übertragenen Arbeiten genau aufgelistet und beschrieben sein. In einem einfachen Zeugnis sind die Beschreibungen vom Arbeitgeber wertungsfrei zu verfassen. In der Praxis sollte ein qualifiziertes Zeugnis mit einer Beurteilung der Leistungen einem einfachen Zeugnis immer vorgezogen werden. Liegt nur eine einfaches Zeugnis vor, kann bei einem künftigen Arbeitgeber der Verdacht entstehen, dass die gezeigten Leistungen mangelhaft waren oder andere negative Umstände vorliegen, die einen Verzicht auf ein qualifiziertes Arbeitszeugnis nahe legen.

Ein qualifiziertes Zeugnis beinhaltet im Gegensatz zum einfachen Zeugnis auch eine Beurteilung der Leistungen des Arbeitnehmers durch den Arbeitgeber und den Grund des Ausscheidens. Laut Bundesarbeitsgericht ist die Formulierung von Werturteilen in einem Arbeitszeugnis Sache des Arbeitgebers. Sie lässt sich dem Gericht zufolge nicht bis in die Einzelheiten regeln und vorschreiben. Ein Beurteilungsspielraum sei daher unvermeidlich. Generell gilt aber, dass ein Zeugnis wohlwollend und wahrheitsgemäß formuliert sein sollte. Das Arbeitszeugnis soll von verständigem Wohlwollen für den Arbeitnehmer getragen sein und ihm sein weiteres Fortkommen nicht unnötig erschweren, beschreibt der Bundesgerichtshof die Wohlwollenspflicht. Andererseits bedeutet das nicht, dass in dem Zeugnis grundsätzlich nichts Ungünstiges über den Arbeitnehmer enthalten sein darf.

Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis ist in der Regel standardisiert und in sechs Abschnitte eingeteilt. Nach der Überschrift "Zeugnis" oder "Arbeitszeugnis" folgen:

• die Einführung mit den Personalien, der Beginn und die Dauer des Arbeitsverhältnisses.
• die berufliche Entwicklung im Unternehmen und die exakte Beschreibung der zuletzt ausgeführten Tätigkeit.
• die Leistungsbeurteilung: Dazu gehören Angaben zur Arbeitsbereitschaft, Motivation, Fähigkeit, Arbeitsweise, Wissen und Weiterbildung, Arbeitserfolge und bei Arbeitnehmern mit Personalverantwortung Angaben zu den Führungsqualitäten.
• die Beurteilung des Verhaltens: Diese beinhaltet den Umgang mit Kunden, Geschäftspartnern, Vorgesetzten und Kollegen.
• die Schlussformulierung: Hier sollten die Gründe für die Beendigung des Arbeitsverhältnisses, Dankens- und Bedauernsformeln sowie Wünsche für die Zukunft stehen.
• die Unterschrift: Hier stehen Ort, Datum und Unterschrift des für das Zeugnis verantwortlichen Vertreters des Arbeitgebers.

Eine konkrete gesetzliche Frist für die Erstellung gibt es nicht. In der Regel sollte ein Arbeitszeugnis aber nach zwei bis vier Wochen ausgestellt werden. Sollte das Zeugnis jedoch im Zuge von größeren Personalanpassungen in dem Betrieb ausgestellt werden, kann sich dieser Zeitraum auch verlängern. Der Zeugnisanspruch des Arbeitnehmers verjährt nach drei Jahren.

Generell gilt, dass in einem Arbeitszeugnis nichts gesondert hervorgehoben werden darf, was den Inhalt verfälschen könnte. So darf hier in der Regel nichts unterstrichen werden oder in kursive Schrift oder in Anführungszeichen gesetzt werden. Auch Ausrufezeichen oder Fragezeichen, besonders wenn sie in Klammern gesetzt sind, haben in einem Arbeitszeugnis nichts zu suchen. Auch inhaltlich sind dem Verfasser Grenzen gesetzt.

So darf etwa eine Schwerbehinderung oder eine Krankheit grundsätzlich nicht erwähnt werden. Eine Ausnahme kann es geben, wenn das Arbeitsverhältnis durch krankheitsbedingte Ausfallzeiten geprägt war, also die Ausfallzeit bei etwa 50% oder darüber gelegen hat. Hier kann in Ausnahmefällen - laut eines entsprechenden Urteils des sächsischen Arbeitsgerichts - eine Begründung für die Ausfallzeit erwähnt werden. Die Erwähnung einer Schwerbehinderung kann allerdings auf Wunsch des Arbeitnehmers aufgenommen werden.

Umstritten ist die Erwähnung von krankheitsbedingten Ausfallzeiten und anderen Fehlzeiten, etwa durch Elternzeit. Das Bundesarbeitsgericht verweist dabei darauf, dass diese Frage danach zu beurteilen sei, ob die Fehlzeit wesentlich oder unwesentlich gewesen ist. Die Abgrenzung soll danach erfolgen, ob ein künftiger Arbeitgeber ein berechtigtes und verständiges Interesse an der Nennung der Fehlzeit haben kann oder nicht. Dieses ist in jedem Einzelfall individuell zu prüfen. Nicht erwähnt werden dürfen aber Fehlzeiten durch Urlaub und Feiertage und Krankheitszeiten, in denen der Arbeitgeber verpflichtet ist, das Entgelt des Arbeitnehmers fortzuzahlen.

Straftaten dürfen nur dann im Zeugnis erwähnt werden, wenn diese im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen und durch gerichtliche Entscheidungen oder ein Geständnis nachgewiesen sind. Der Verdacht auf eine Straftat darf nicht Eingang in das Arbeitszeugnis finden, auch wenn diese der Anlass für eine Kündigung war.

Die Formulierungen in den Beurteilungen eines Arbeitszeugnisses erfolgen meist nach einer Art "Geheimcode". Dieser kann vom geübten Leser dann in entsprechende Schulnoten übersetzt werden. Arbeitnehmer sollten sich daher über sprachlich bedenkliche Formulierungen wie "zu unserer vollsten Zufriedenheit" nicht wundern.

• Sehr gut: ...stets zu unserer vollsten Zufriedenheit...
• Gut: ...zu unserer vollsten Zufriedenheit... oder ...stets zu unserer vollen Zufriedenheit...
• Befriedigend: ...zu unserer vollen Zufriedenheit...
• Ausreichend: ...zu unserer Zufriedenheit...
• Mangelhaft: ... war bemüht, zu unserer Zufriedenheit... oder ...insgesamt zu unserer Zufriedenheit...

Um negative Informationen zu transportieren, benutzen Arbeitgeber nach Angaben von Experten häufig verklausulierte Aussagen, die meist auf das Sozialverhalten des Mitarbeiters abzielen. Die Vielfalt dieser Formulierungen ist angesichts der unterschiedlichsten Anforderungen in den einzelnen Berufen gewaltig. Einige Beispiele:

• Veränderte Reihenfolge: ...das Verhalten zu Mitarbeitern, Vorgesetzten und Kunden war stets vorbildlich... bedeutet, dass der Mitarbeiter ein Problem mit seinen Vorgesetzten hatte, da die standardisierte Reihenfolge ...Vorgesetzte, Mitarbeiter und Dritte... ist.
• Weglassen: Fehlen wesentliche Aspekte, die bei der Beurteilung der ausgeübten Tätigkeit zu erwarten wären, ist dieses eine negativer Hinweis des Arbeitgebers.
• Betonen von Selbstverständlichkeiten: Werden Dinge betont, die im zwischenmenschlichen Bereich eigentlich selbstverständlich sind (z. B. Ehrlichkeit oder Pünktlichkeit) ist für den späteren Arbeitgeber Vorsicht geboten. Bei Berufen, für die die betonten Charakterzüge besonders wichtig sind, gilt dagegen genau das Gegenteil. In diesem Fall beispielsweise bei einer Kassiererin.
• ...Einfühlsam gegenüber Kollegen... ist in der Regel ein Hinweis auf sexuelle Annäherungsversuche gegenüber anderen Mitarbeitern.
• ...Geselligkeit... deutet auf ein Alkoholproblem des Betroffenen hin.

Der Arbeitnehmer kann gegenüber seinem Arbeitgeber eine Änderung des Zeugnisses verlangen, wenn er mit dem Inhalt nicht einverstanden ist und seine Forderungen berechtigt sind. Allerdings hat der Arbeitnehmer dabei keinen Anspruch auf ein Zeugnis mit einem bestimmten von ihm gewählten Wortlaut. Hier gilt wieder der Beurteilungsspielraum des Arbeitgebers. Stellt der Arbeitgeber allerdings ein unrichtiges Zeugnis aus, hat der Arbeitnehmer Berichtigungsanspruch. Sollte dieses vor einem Arbeitsgericht geklärt werden müssen, muss der Arbeitnehmer die beanstandeten Passagen des Zeugnisses genau bezeichnen und diese dann so formulieren, wie sie nach seiner Auffassung lauten müssten, um ein ordnungsgemäßes Zeugnis zu gewährleisten. Der Arbeitgeber ist bei einer unterdurchschnittlichen Beurteilung in der Beweispflicht, ob diese Beurteilung auch den Tatsachen entspricht.

J. Ollenik, Januar 2009