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Vom Headhunter zur Personalberatung - wie heute Schlüsselpositionen besetzt werden
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Die Aufgabe der Headhunter: Im Auftrag von Unternehmen wird systematisch und aktiv nach Kandidaten für Management- und Führungspositionen gesucht. Den Grund dafür, dass ein Personalberater damit beauftragt wird, fasst Anja Schelte, Geschäftsführende Gesellschafterin der Delta Management and Consultant GmbH in Düsseldorf, in Worte: "Wir gehen davon aus, dass der beste Kandidat immer derjenige ist, der die entsprechende Aufgabe bereits heute erfolgreich bewältigt" - sprich: jemand muss sich bei der Konkurrenz auf die Suche machen. Das können Unternehmen normalerweise nicht leisten. Mit Arbeitsvermittlung hat Headhunting oder "Executive Search" deshalb auch nichts zu tun: "Unser Auftraggeber ist das Unternehmen und niemals der Kandidat", sagt Schelte.
Das Profil entscheidet
Mit dieser Definition ist auch gleich einer der wichtigen Standards für den Beruf genannt: Ein seriöser Headhunter sucht nach einem genauen Profil seines Auftraggebers. Dieses hat der internationale Verband "Association of Executive Search Consultants" (AESC) als weltweiter Verband von Executive Search Unternehmen in seinen Grundsätzen festgehalten. Die AESC hat es sich nach eigenen Angaben zur Aufgabe gemacht., "die Professionalität seiner Mitglieder zu fördern." Die AESC hat einen Hauptsitz in New York sowie einen in Brüssel und wird sowohl von der amerikanischen Regierung als auch von der Europäischen Kommission als repräsentative Organisation für die Unternehmensberatungs-Branche anerkannt.
Kopfprämie gilt als unseriös
Zu den wichtigsten Qualitätskriterien gehört das Selbstverständnis als Dienstleister: Honorare werden für die Beratungsleistung vereinbart und bezahlt. "Ein seriöser Berater nimmt niemals eine Kopfprämie." Kerngeschäft der Executive Search Berater sei nach wie vor die Besetzung von Positionen der obersten Führungsebene, sagt Anja Schelte. In den vergangenen Jahren habe sich aber durchaus eine Tendenz gezeigt, auch in der zweiten bis dritten Ebene tätig zu werden. "Das liegt einfach daran, dass sich das Verfahren der Personalberatung bewährt hat und inzwischen eine höhere Akzeptanz erfährt." Die Tradition des Berufsstandes ist jung und entstand in den Dreißiger Jahren in sehr kleinem Umfang in den Vereinigten Staaten. Erst mit den Sechziger Jahren breitete sie sich in Europa und auch in Deutschland aus - und mit ihr zunächst ein schlechter Ruf, der aber mehr und mehr der Vergangenheit angehört. Unternehmen beauftragen Personalberater aus verschiedenen Gründen - zum Beispiel, weil sie eine Vakanz zu besetzen haben, von der sie den Markt nicht informieren wollen. Aber auch, weil sie schlicht überlastet sind oder sich bestimmter Suchmethoden - bei der Konkurrenz - nicht bedienen können. Immer mehr wird auch die Professionalität der Spezialisten zum Kriterium.
Auftrag muss genau definiert sein
Der Alltag eines seriösen Beraters beginnt mit dem Kundenauftrag, wie Dr. Peter Windeck, Senior Consultant bei Kienbaum in Hannover, erzählt. "Unsere Kunden sind Wirtschaftsunternehmen, aber auch öffentlich-rechtliche Unternehmen, die Führungspositionen zu besetzen haben." Erstes Ziel: Klären, was für ein Mitarbeiter gesucht wird. Windeck: "Das mag sich banal anhören, ist aber essentiell." Ganz genau checkt der Berater, wie die Rahmenbedingungen sind, wie der Kandidat ins Unternehmen einbezogen wird, welche Formalqualifikationen benötigt werden und welche Erfahrung, welche soziale Kompetenz erwünscht ist. Eine genaue Analyse gehört auch zu den vorgeschriebenen Standards, die sich die AESC gegeben hat. Mitunter werden auch genaue Kriterien für das Auswahlverfahren selbst festgelegt. Ausführlich und schriftlich halten Kunde und Berater das Profil fest, für welches sich Peter Windeck dann nach dem geeigneten Kandidaten auf die Suche macht.
Angebote über das eigene Netzwerk
"Man kann über Anzeigen in Fach- oder Publikumsmedien suchen. Oder man wählt die Direktsuche", sagt Windeck. Was so viel heißt wie Suche bei der Konkurrenz. Die "Executive Searcher" identifizieren die Unternehmen, in denen in Frage kommende Kandidaten sitzen. Wie das geht? "Es ist nicht so, dass man sich ein Organigramm beschafft", wehrt Windeck ab. Unternehmen wie beispielsweise Branchenführer Kienbaum hätten ein weit gespanntes Netzwerk. "Es gibt ja praktische keine Position, die wir nicht schon einmal besetzt hätten", sagt Windeck. So kennt immer irgendjemand jemanden, der jemanden kennt - wie ein Schneeballsystem funktioniert dieses Netz für die jeweilige Branche. In manchen Fällen hat der Kunde auch genaue Vorstellungen davon, wen er für die Position haben will.
Die Kontaktaufnahme
Hat Windeck potenzielle Kandidaten ausgemacht, nimmt er Kontakt auf. Diskretion ist dabei natürlich oberstes Gebot. "Dass man dabei an der falschen Stelle auf sich aufmerksam macht, ist ein Fehler, der überhaupt nicht passieren darf." Windecks erstes Ziel ist es, zu klären, ob der Potenzielle ein echter Interessent für die zu besetzende Position ist. Bereits in diesem Stadium können auch Kandidaten erkennen, ob sie es mit einem seriösen Personalberater zu tun haben. Der Experte: "Der Consultant sollte schon ziemlich zu Beginn in der Lage sein, wichtige Rahmendaten über die Position und das Unternehmen genau zu nennen, selbst wenn das Unternehmen zunächst anonym bleibt." In ersten Telefonaten klärt Windeck dann ab, ob die formalen Anforderungen erfüllt sind. "Sonst müssen wir ja keine weiteren Gespräche führen." Immer präziser findet der Berater in Gesprächen und Treffen heraus, ob die beiderseitigen Interessen harmonieren - der Kreis der Bewerber, die zum Vorstellungsgespräch ins Unternehmen kommen, ist äußerst überschaubar.
Wachsende Bedeutung des Internets
Eine nachhaltig wachsende Bedeutung bei der Suche nach Führungskräften hat in den vergangenen Jahren das Internet und seine Online-Netzwerke für erfahren. Anbieter wie "Xing" oder "LinkedIn" bieten ihren Mitgliedern die Möglichkeit in einer professionellen Umgebung ihre persönlichen Profile zu veröffentlichen und eigene Netzwerke zu knüpfen. Diese Netzwerke haben klassischen Job-Börsen im Internet gegenüber den Vorteil, dass die Teilnehmer nicht explizit signalisieren, eine neue Stelle zu suchen. Die Suche nach geeigneten Kandidaten in den Netzwerken gehört für viele Headhunter inzwischen zur Arbeitsroutine. Dabei beschränkt sich die Online-Recherche nicht ausschließlich auf Führungskräfte - auch qualifizierte Berufseinsteiger erhalten nicht selten Job-Angebote über ihre Netzwerk-Mitgliedschaft.
Was Online gesucht wird
Der Karrieredienst Experteer hat die Suchverläufe von 4.500 geprüften Headhuntern unter die Lupe genommen. Wichtig ist der internationalen Studie zufolge, die richtigen Schlagworte im Profil zu verwenden. Die Top-3 Suchbegriffe der Headhunter lauten "SAP", "Controlling", "Sales / Vertrieb". Die Branchen nach denen die Personalberater am häufigsten suchen sind Maschinen- und Anlagenbau, Informationstechnologie sowie Automobil- und Fahrzeugbau. Der Untersuchung zufolge suchen Headhunter bei ihrer Online-Recherche vor allem nach neuen Profilen. Die beste Zeit diese ins Netz zu stellen ist Anfang der Woche, da hier die meisten Headhunter auf der Suche sind.
Der Headhunter darf nur einmal am Arbeitsplatz anrufen
Ein Headhunter darf durchaus als erste Kontaktaufnahme am Arbeitsplatz eines gewünschten Mitarbeiters anrufen. Ein entsprechendes Urteil des Bundesgerichtshofes (BGH) ist am 5. März 2004 veröffentlicht worden (AZ Bundesgerichtshof I ZR 221/01). Danach ist das Abwerben fremder Mitarbeiter als Teil des freien Wettbewerbs grundsätzlich erlaubt. Der Abwerbeversuch ist nur dann wettbewerbswidrig, wenn der Headhunter seine Zielperson häufiger als einmal am Arbeitsplatz kontaktiert. Zudem darf der erste Anruf nur dazu dienen, das grundsätzliche Interesse des Angerufenen herauszufinden.
Dabei hat der BGH in einer späteren Entscheidung noch einmal klargestellt: Den Kandidaten in ein Bewerbungsgespräch zu verwickeln wäre unlauterer Wettbewerb. Die zwischen Anrufer und Kandidaten ausgetauschten Daten müssen sich auf den Austausch der Informationen beschränken, die für eine erste Kontaktaufnahme notwendig sind. Der Headhunter darf den Kandidaten laut BGH nicht auf Details aus ihrem Lebenslauf oder auf ihre bisherige berufliche Tätigkeit ansprechen. Auch wer einem Kandidaten mitteile, dass dessen Lebenslauf gut auf eine Stelle passe, "umwerbe" ihn bereits, was wiederum wettbewerbswidrig ist.
Dabei hat der BGH in einer späteren Entscheidung noch einmal klargestellt: Den Kandidaten in ein Bewerbungsgespräch zu verwickeln wäre unlauterer Wettbewerb. Die zwischen Anrufer und Kandidaten ausgetauschten Daten müssen sich auf den Austausch der Informationen beschränken, die für eine erste Kontaktaufnahme notwendig sind. Der Headhunter darf den Kandidaten laut BGH nicht auf Details aus ihrem Lebenslauf oder auf ihre bisherige berufliche Tätigkeit ansprechen. Auch wer einem Kandidaten mitteile, dass dessen Lebenslauf gut auf eine Stelle passe, "umwerbe" ihn bereits, was wiederum wettbewerbswidrig ist.
Eingangsbestätigung und Zwischenbescheid gehören zum guten Ton
Auch hierbei können Kandidaten erkennen, was einen seriösen Berater ausmacht. Windeck: "Es ist zwingend, beispielweise für eine Bewerbung eine Eingangsbestätigung zu bekommen oder Zwischenbescheide zu erhalten. Auch dass Unterlagen zurückgesandt werden, gehört zur Seriosität dazu." Wer erst einmal bis in die Runde der Bewerbungsgespräche vorgedrungen ist, hat nach Ansicht des Fachmanns auch ein Recht auf eine Erklärung für die Gründe der Absage. Die AESC hat in ihren Grundsätzen festgehalten, dass Kandidaten offen und vollständig über die zu besetzende Position informiert werden müssen und dass Unterlagen nur mit ausdrücklicher Zustimmung weitergegeben werden. Ansonsten rät Windeck auch dazu, aufs Bauchgefühl zu hören: "Es ist unerlässlich, dass während des Verfahrensablaufs ein Vertrauensverhältnis zwischen Berater und Kandidat entsteht." Hat die Vermittlung geklappt, ist das beste Zeugnis für die Berater ein großer Stammkundenkreis.
Interessenten sollten selbst aktiv werden
Wer als Kandidat zwar in die Endrunde kam, aber den eigentlich gewünschten Job nicht bekommen hat, wandert in die Datenbank der Personalberater. Wer wechselwillig ist, aber noch nie die Aufmerksamkeit eines Headhunters erregt hat, für den lautet das Zauberwort: Kontakte. Der Wert von Bekanntschaften auf Kongressen, bei Kollegengesprächen und Empfängen mag sich mit Verspätung erweisen, aber irgendwann ist es soweit. Hier wird das Netzwerk geknüpft, das auch Berater nutzen, hier lernt man vielleicht seinen späteren Chef kennen. Auch Initiativbewerbungen an Beraterfirmen sind laut Windeck durchaus üblich und unter Umständen Erfolg versprechend. Auch Anja Schelte rät Bewerbern, proaktiv tätig zu werden. "Wir arbeiten zwar im Auftrag des Kunden, das heißt aber nicht, dass wir nicht auch Beratung für Kandidaten bieten", sagt sie. Oft entstünden langjährige Beziehungen zwischen Berater und Kandidat. "Wir fungieren dann als Karrierecoach, beraten bei der Präsentation und Bewerbung, helfen bei der Entscheidungsfindung und beim Persönlichkeitsprofil."
Auf Spezialisten achten
Weil Berater von ihren Netzwerken leben, kann es auch durchaus sinnvoll sein, sich an sie zu wenden. Auf keinen Fall sollte man sich so breit wie möglich irgendwelchen Unternehmen anvertrauen, sondern ein auf die eigene Branche spezialisiertes Beratungsunternehmen suchen. Bei Delta Consultants betreuen 16 Fachleute jeweils speziell ihre Branchen. "Mit denen kann man sich dann mal zusammensetzen und ausloten, welche Chancen und Möglichkeiten bestehen", sagt Schelte. Auch wenn nicht sofort ein Erfolg winkt, wandern Kandidaten doch in die internen Datenbanken. Grundsätzlich raten die Experten zur Vorsicht: "Man darf nicht jedem einfach seine Daten geben. Es gibt leider in der Branche immer noch schwarze Schafe, die Lebensläufe einfach weiterreichen", sagt Anja Schelte. "Ich würde mir immer erst einen persönlichen Eindruck von dem Berater verschaffen."
Checkliste für Wechselwillige
- Auf jeden Fall einen Consultant der passenden Branche aussuchen.
- Kontaktaufnahme mit suchendem Unternehmen nur nach Rücksprache mit dem Kandidaten.
- Der Consultant sollte keine Kopfprämien kassieren sondern eine normale Honorarvereinbarung getroffen haben.
- Aufpassen, dass man nicht nur in der Datenbank landet. Oft wollen Berater nur ihre Kandidatenbasis verbreitern.
- Überprüfung des neuen Unternehmens: Kommt man dort wirklich voran? Wie krisensicher ist der neue Arbeitsplatz?
- Überprüfung der Reaktionen: Betreut der Consultant aktiv, gibt es eine Rückmeldung auf die einzelnen Schritte? Coacht und berät der Consultant vor den Interviews?
